Contract lifecycle: Concept, Actief, Verlopen, Vervangen — en wie op de knop mag duwen
Een contract stuurt prijzen, SLA’s en bewijsregels aan, dus het moment waarop het begint te tellen is een bewuste daad met een naam eronder.
De accountmanager sloot de deal op donderdag. De getekende PDF komt maandag binnen. De eerste ophaling is woensdag. Ergens in die week moet het contract van “wat we afspraken” naar “wat het platform afdwingt” — en iemand moet degene zijn die dat gezegd heeft. Elk contract draagt een van vijf statussen: Concept, Actief, Verlopen, Beëindigd of Vervangen. Elke overgang is een eigen knop met eigen voorwaarden, rolcontrole en activiteitsregel. Geen enkele gebeurt via Bewerken.
Activeren
Een nieuw contract is een concept. Het wordt de geldende overeenkomst wanneer een beheerder, manager of commercieel op Contract activeren duwt. De dialoog toont eerst een gereedheidsoverzicht: data, servicelijnen, prijzen, workflow, gekoppeld document, en bij lease-retours de leasedetails. Slechts één ding blokkeert: een einddatum op of voor de startdatum, of een die al voorbij is. Ontbrekende diensten, tarief, workflow of document zijn waarschuwingen — in de dialoog erkend en samen met de activatie in de activiteitenlog vastgelegd, zodat “heeft iemand gezien dat er geen tarief was” een antwoord heeft. Een startdatum in de toekomst mag: de deal is gesloten, de looptijd begint later.
Beëindigen
Beëindigen bestaat alleen op een actief contract, voor beheerder en manager. Een reden van minstens twaalf tekens is verplicht en belandt in de activiteitenlog. De datum staat standaard op vandaag, mag teruggezet worden tot de startdatum — papierwerk loopt achter — en ligt nooit in de toekomst. Lopende collections of inbound orders worden als aantallen getoond; beëindigen blijft mogelijk en dat werk wordt afgemaakt onder de voorwaarden waaronder het begon. Beëindigd is definitief.
Terug naar concept
Terug naar concept staat op een actief contract zolang er geen collections, inbound orders, settlements of evidence packages onder hangen; een gekoppeld document telt niet mee. Zodra er echt werk bestaat, verdwijnt de knop en blijft alleen Beëindigen over. Alleen beheerder en manager. Een contract met geschiedenis kan niet doen alsof het nooit actief was.
Verval, verlenging en de opzegtermijn
Elke ochtend behandelt het platform actieve contracten waarvan de einddatum voorbij is. Staat Automatisch verlengen aan en is er een verlengingstermijn in maanden ingevuld, dan rolt de einddatum met hele termijnen vooruit tot ze weer in de toekomst ligt, blijft het contract actief, en krijgen beheerders en managers een bericht in de app. Anders wordt het contract Verlopen en horen diezelfde mensen dat. Een contract zonder einddatum verloopt nooit. Is er een opzegtermijn (dagen) ingesteld, dan krijgen beheerders en managers precies één bericht zoveel dagen op voorhand — “verlengt op” wanneer automatisch verlengen kan afgaan, anders “verloopt op”.
Verlengen is beschikbaar op een actief of verlopen contract, voor beheerder, manager en commercieel: een nieuwe einddatum na vandaag en na de huidige einddatum, een optionele reden, dezelfde voorwaarden. Het is de enige weg terug uit Verlopen.
Opvolger aanmaken
Nieuwe voorwaarden verdienen een nieuw contract, geen bewerkt oud contract. Opvolger aanmaken op een actief contract maakt een vers concept met een eigen nummer dat diensten en tarieven, prijzen, SLA, verplichte certificeringen, leasedetails, bewijsregel, workflow en verlengingsinstellingen overneemt. Documenten en notities blijven bij het origineel. Het origineel blijft van kracht tot de opvolger geactiveerd wordt; dan wordt het Vervangen, met een link vooruit. Werk dat onder het origineel loopt, wordt afgemaakt onder de oude voorwaarden; nieuw werk pakt de opvolger. Eén opvolger tegelijk.
De getekende overeenkomst
Documenten in ReVend hebben geen type, dus laat de documentensectie van het contract wie mag activeren één gekoppeld document markeren als getekende overeenkomst; de activatiedialoog toont het bij naam. Onder Instellingen > Core > Contracten staat de schakelaar Vereis een gemarkeerde getekende overeenkomst vóór activatie standaard uit. Uit is een ontbrekende overeenkomst een waarschuwing; aan wordt activatie geblokkeerd tot een gekoppeld document de markering draagt — ook voor een opvolger, maar niet voor verlengen. Het platform verifieert geen handtekeningen; het legt vast welk document de deal is en laat je organisatie beslissen of dat een harde voorwaarde is.
Wie wat mag
Aanmaken, bewerken, activeren, verlengen en een opvolger maken horen bij beheerder, manager en commercieel — de mensen die de deal sluiten. Beëindigen en terugzetten blijven bij beheerder en manager. Magazijn, operator, finance en kijker lezen contracten: geen Bewerken, geen Activeren, geen knop voor een nieuw contract, en een rechtstreekse serveroproep wordt geweigerd en gelogd. Twee mensen die op dezelfde seconde op Activeren duwen, kunnen niet allebei slagen.
Wat de keuzelijsten tonen
Waar je team een contract kiest voor een nieuwe inbound order of collection, verschijnen actieve contracten gewoon en dragen concepten het label “Concept” — een ITAD plant de eerste ophaling vaak terwijl de handtekening nog onderweg is. Beëindigde, verlopen en vervangen contracten verschijnen nooit. Op een bestaande order blijft de naam van het gekoppelde contract leesbaar, ook nadat dat contract afliep. Het verleden is leesbaar; het valt alleen niet opnieuw te kiezen.