Contracten: waar het geld wordt beslist

Een contract in ReVend OS legt de spelregels vast tussen jouw organisatie en een klant. Welke diensten je levert, hoe je ze prijst, welke SLA’s gelden, welke workflow de assets doorlopen, en hoe het geld stroomt wanneer alles klaar is. Het is het document dat discussies beslecht voor ze beginnen — als iemand het tenminste heeft ingevuld.

Waarom contracten meer tellen dan je denkt

In ITAD is elke klant anders. De ene betaalt per toestel. De andere per kilo. Een derde houdt vast aan een omzetdelingsmodel waarover vier vergaderingen zijn gegaan en dat de boekhouding nog altijd verwart. Zonder contract in het systeem wordt elke afrekening een debat.

Contracten hangen aan companies en stromen door naar inbound orders, collections, settlements en evidence. Een contract heeft een type — ITAD-service, lease-retour, herverkoop, recyclage of advies — en een workflowsjabloon, gekozen bij het aanmaken vanuit de default van je tenant of afgeleid uit het type. Die workflow is de bron voor elk asset dat onder het contract binnenkomt; de tenantdefault later wijzigen stuurt lopende contracten niet stilletjes om.

Vijf prijsmodellen

Per stuk is een tarief per toestel, met aparte tarieven per categorie — laptop, desktop, workstation, server, monitor, telefoon, tablet, overige. Gebruikelijk voor data-destructiecontracten waar de klant niet om restwaarde geeft. Per kilogram prijst op gewicht; gebruikelijk voor recyclagecontracten en commodity-grade equipment dat niemand individueel gaat testen. Omzetdeel geeft de klant een percentage van wat elk toestel echt opbracht. De afrekening neemt haar grondslag per regel: de verkoopprijs waar er een verkoop was, een schatting waar die er nog niet was, en nul voor een toestel dat naar recyclage ging. Vaste vergoeding is een terugkerend bedrag per maand, kwartaal of jaar, voor de klant die één voorspelbare factuur wil. Hybride combineert modellen onder één contract.

Lease-retour is geen prijsmodel, het is een contracttype. De leasedetails — leasemaatschappij, leasecontractnummer, looptijd, data — staan op het contract; de chargebackregels voor schade staan bij de lease-retourinformatie van de inbound order.

Het tarief is in de geest niet optioneel

De prijsvelden staan op het aanmaakscherm, met dezelfde velden als het bewerkscherm, zodat het tarief ingevuld kan worden op het moment dat de deal wordt ingetikt. Een contract kan nog altijd opgeslagen en geactiveerd worden zonder tarief — maar de activatiedialoog zegt dat met zoveel woorden en vraagt om een uitdrukkelijke erkenning dat het contract op nul afrekent tot er een tarief bij komt. En wanneer finance Nieuwe afrekening opent, draagt een contract zonder tarief een badge “Geen tarief” en wordt het geweigerd: de dialoog legt uit dat de afrekening nul zou berekenen en stuurt hen terug naar het contract.

Het contract zei € 4,50. Het systeem berekende € 4,50. Het systeem weigert ook € 0,00 te berekenen zonder je te zeggen waarom.

SLA’s

Elk contract kan verwerkingsdagen definiëren, een rapportagefrequentie (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, per kwartaal), responsdagen voor ophalingen en afrekendagen, plus de methodes voor datavernietiging en of een certificaat verplicht is. Het platform toont de gevolgen daar waar het werk gebeurt: Pipeline kan filteren op items die over SLA zijn, en een inbound order die het afrekenvenster van het contract voorbij is, zegt dat op haar detailpagina, in dagen.

Lifecycle

Een contract wordt als concept aangemaakt en wordt pas de geldende overeenkomst wanneer iemand met de juiste rol het activeert. Vanaf daar kan het verlengd worden, beëindigd worden, vervangen worden door een opvolger, of op zijn einddatum verlopen. Die overgangen, wie op welke knop mag duwen en wat er met lopend werk gebeurt, staan in het artikel over de contract lifecycle.