Adressen: want “ergens in Rotterdam” is geen verzendinstructie
Hoe adressen werken in ReVend OS, waarom een bedrijf er vijf soorten van kan hebben, en welk adres uiteindelijk op de outbound order belandt.
De maatschappelijke zetel van je klant staat in Amsterdam. De pallets worden opgehaald op een site in Almere. De factuur gaat naar een shared services center in Bratislava. En het retouradres in de leaseovereenkomst wijst naar een postbus in Luxemburg die sinds 2019 niemand nog heeft nagekeken. Ondersteunt je systeem maar één adres per bedrijf, dan kies je gewoon welk adres fout zal zijn.
Een bedrijf in ReVend OS kan zoveel adressen hebben als de realiteit vraagt. Elk adres heeft een soort, een land, een straat, een postcode en een stad. Eén ervan is het primaire. De rest bestaat omdat je databaseschema niet bepaalt waar de vrachtwagen naartoe rijdt.
Vijf adressoorten
Factuuradres is waar de factuur naartoe gaat, wat zelden de plek is waar fysiek iets gebeurt. Verzendadres is waar je levert. Ophaaladres is waar je chauffeur ophaalt — meestal een industrieterrein met een dock en een bewaker die je ID drie keer wil zien. Maatschappelijke zetel is het adres van de juridische entiteit, het adres op het contract. Ander adres is voor alles wat nergens past: het filiaal, de tijdelijke opslag, die ene site in Praag die twee keer per jaar gebruikt wordt voor de Oost-Europese fleet returns.
Primair, bewerken, archiveren
Het eerste adres dat je toevoegt, wordt automatisch het primaire adres. Daarna kun je er meer toevoegen, ze bewerken en de adressen archiveren die niet meer kloppen — archiveren, niet verwijderen, want het adres dat vorig jaar op een zending stond, blijft deel van dat dossier van vorig jaar. Datzelfde adresboek is beschikbaar via de publieke API, zodat een ERP dat al weet waar je klanten zitten ReVend mee in de pas kan houden zonder dat iemand postcodes moet overtypen.
Waar het adres terechtkomt
Wanneer je team een outbound order voor een koper aanmaakt en de bestemming leeg laat, vult het platform het primaire adres van die koper in. Niet het adres met soort verzending, niet het recentste: het primaire. Je kunt het op de order overschrijven, want soms wil de klant levering op een locatie waar hij je nog niets over verteld heeft. Dat gebeurt vaker dan je denkt.
Inbound orders halen geen adres uit het bedrijfsrecord. Waar de goederen vandaan komen, hoort bij de collection en de ophaalplanning, niet bij een default die uit de CRM gekopieerd wordt. De bedrijfspagina vertelt je wie de klant is; de collection vertelt je waar de pallets staan. Twee vragen, twee records, één verkeerde postcode minder.