Collections: plannen → bevestigen → rijden → leveren → inbound

Een collection in ITAD is het moment waarop je naar de site van de klant gaat en de equipment ophaalt. Het is ook het deel van de workflow waar in de meeste operaties het meeste wordt overgetypt — klantnaam, contractreferentie, contactgegevens, allemaal drie keer ingevoerd in drie systemen. Het platform legt de pickup één keer vast en geeft hem met de context intact door aan receiving.

De statusflow

Een collection start als aangevraagd, aangemaakt door je team vanaf de collectionslijst, vanaf een bedrijfspagina of vanaf een contract. Ze gaat naar bevestigd wanneer het slot vastligt, naar gepland wanneer een driver en voertuig zijn toegewezen, naar in uitvoering wanneer de driver op de site is, naar opgehaald wanneer de equipment geladen is, en naar afgeleverd wanneer die in je warehouse aankomt — en op dat moment maakt de inbound order zichzelf aan met de klant, het contract, de contactpersoon en de voertuigreferentie al ingevuld. Een collection die niet doorgaat, gaat naar geannuleerd. Elke collection draagt een nummer in de vorm COL-2026-00017, toegekend per tenant per jaar door de database, nooit berekend in de browser.

Wanneer de overdracht hapert

Kan de inbound order op het moment van levering niet aangemaakt worden, dan blijft de collection op afgeleverd staan, ziet de operator een foutmelding in plaats van een vals succes, en verschijnt er een knop Inbound order aanmaken op de detailpagina tot er een inbound gekoppeld is. Die gebruikt hetzelfde aanmaakpad, dus de tweede poging levert dezelfde order op als de automatische stap zou hebben gedaan. Aan de andere kant toont een inbound order die uit een collection kwam die collection in zijn header, zodat receiving vóór de eerste scan kan nakijken waar de goederen beloofd, gepland en geleverd werden.

Driver en fleet

Kies bij het toevoegen of bewerken van een rit een chauffeur uit de lijst om die persoon toe te wijzen. Het gekoppelde gebruikersaccount ziet de rit op de geplande dag in de mobiele route, of bij ongeplande stops als er geen datum is. Een handmatig ingevoerde naam en telefoonnummer zijn alleen contactgegevens. De voertuigkeuze bij een nieuwe ophaalopdracht neemt momenteel het voertuigtype over; zij reserveert geen voertuig en controleert geen tijd- of capaciteitsconflicten.

Opvolging en terugdraaien

De detailpagina van de collection (/core/collections/[slug]) toont de klant, contactpersoon en het adres, de gevraagde datum en het tijdvenster, prioriteit, voertuig, vervoerder, driver en tracking, en de gekoppelde inbound order zodra de levering er een heeft gemaakt. Moet een status terug — de driver stond op het verkeerde slot, de ophaling gebeurde niet echt — dan toont de revert-preview de neveneffecten voordat de wijziging wordt vastgelegd, en elke stap terug vraagt om een reden. Afgeleverd is geen uitzondering: die kan terug naar opgehaald, en een inbound order die al aangemaakt was blijft staan; de preview zegt dat er ook bij. Geforceerd afronden bestaat voor de dag waarop het papierwerk achterloopt op de truck.

Welke contracten een collection mag gebruiken

De contractkiezer op een nieuwe collection toont actieve contracten en conceptcontracten met het label "Concept". Beëindigde, verlopen en vervangen contracten verschijnen niet. Een ITAD plant vaak de eerste ophaling terwijl de handtekening nog onderweg is; een concept mag dat werk dragen. Een contract dat afgelopen is, mag nooit nog nieuw werk starten.

Het publieke aanvraagformulier

/request-collection op de marketingsite is de ingang voor klanten: een formulier in zeven stappen — contact, items, compliance, security, logistiek, planning, nazicht — voor een organisatie die haar equipment wil laten ophalen. De inzending wordt bewaard als een openstaand trade-in pickupconcept en de bezoeker wordt naar de signup als trade-in customer geleid. Het is het begin van een trade-in request waar ITADs op bieden, geen conceptcollection binnen de Core van één ITAD. Twee deuren, één warehouse. Voorspelbare woensdag.