Financiële correcties: crediteer de factuur, bewerk hem nooit

Ontvangst telt twaalf apparaten minder dan het manifest zei. De factuur ging drie weken geleden buiten en de klant heeft ze betaald. Er bestaat een versie van dit verhaal waarin iemand het origineel opent en een aantal aanpast tot het totaal er beter uitziet. Dat is geen correctie; dat is de kaart hertekenen zodat de verkeerde afslag verdwijnt. Het antwoord van het platform is een tweede document dat naar het eerste wijst.

De gekoppelde creditnota

Vanaf een verzonden, bekeken, vervallen of betaalde factuur opent Creditnota maken de correctieflow. Finance kiest de bronregels om te crediteren, crediteert per regel een volledige of gedeeltelijke hoeveelheid of bedrag — de dialoog toont hoeveel van elke regel nog te crediteren valt en weigert alles daarboven — kiest een correctiecategorie, benoemt de downstream-impact en schrijft een reden in woorden. “Tekort bevestigd tijdens ontvangst; 12 ontbrekende apparaten van INV-123 gecrediteerd” is een reden. “Fix” niet.

Vijf soorten gevolg

De impact wordt expliciet gekozen, want die bepaalt wie er nog werk heeft: Alleen boekhouding, Refund-opvolging nodig, Payout-aanpassing nodig, Settlement-aanpassing nodig, of Dispute- of remediation-opvolging. Een gekoppelde creditnota loopt door Concept, Verzonden, Toegepast, Geannuleerd en Afgekeurd. Een verzonden creditnota kan met reden geannuleerd of afgekeurd worden zolang ze niet toegepast is; allebei blijven ze als historiek zichtbaar op de bronfactuur, en geen van beide telt mee in het netto na credit. De bronfactuur blijft het gecrediteerde totaal tonen, het netto na credit en wat er nog te crediteren valt, en de factuurlijst meldt elke factuur netto van haar actieve creditnota’s. Boven de lijst staat een opvolgband voor actieve creditnota’s waarvan de impact nog een mens nodig heeft, met de creditnota, de bronfactuur, de eigenaar en het bedrag.

De export die de boekhouding echt wil

De CSV vanuit de factuurlijst downloadt de volledige gefilterde lijst en niet de zichtbare pagina, en zodra er gekoppelde creditnota’s in zitten, ís die CSV de boekhoudexport. Elke rij draagt zijn documentrol, het nummer van de bronfactuur, de oorspronkelijke transactiedatum, de correctiecategorie, de impact en de reden, de bruto- en nettototalen, en een boekingsinstructie — zodat een boekhouder een creditnota aan haar bron kan hangen zonder uit te zoeken welke negatieve factuur bij welke verkoop hoorde. Het is een export, geen live boekhoudkoppeling, en hij blijft werken terwijl een periode gesloten is: de lock stopt documentwijzigingen, geen downloads.

De sluitdatum

Instellingen > Core > Facturen bevat één veld met echte tanden: een datum “gesloten tot en met”. Documenten met een datum op of vóór die dag weigeren statuswijzigingen, annulering, verwijdering, afkeuring en gewone bewerkingen. Een correctie op een factuur binnen een gesloten periode neemt daarom de enige eerlijke route die overblijft — een nieuwe gekoppelde creditnota met een eigen documentdatum in een open periode, terwijl de oorspronkelijke transactiedatum als referentie zichtbaar blijft. Laat het veld leeg tot finance echt een periode afgesloten heeft. De lock doet exact wat hij zegt.

Wat er nog verwijderd kan worden, en welk geld al vertrokken is

Een conceptsettlement kan alleen verwijderd worden zolang er nog geen factuur voor bestaat. Een harde delete van een factuur bestaat alleen voor een losse conceptfactuur. En wanneer een creditnota landt op een escrow-gedekte factuur die al uitbetaald heeft, maakt het toepassen ervan een hangende settlementcorrectierij aan met de bronfactuur en de creditnota als bewijs; finance markeert die rij als verwerkt met een bankreferentie, of als mislukt met een reden, op /finance/escrow-settlements — waar ook payout- en refundbatches geregistreerd worden nadat de run bij je bank gedraaid heeft. Het platform registreert de batch die je uitvoerde. Het doet niet alsof het zelf het geld verplaatst heeft.