Documents: waar de PDFs echt wonen
De documents store, polymorphic linking en waarom bewijs op records hoort in plaats van in foldernamen.
Elke ITAD-operatie genereert documenten. Contracten, certificaten, manifests, BOLs, fotorapporten, auditrapporten, evidence bundles. In veel operations staan die documenten in een gedeelde map met een naam als “Certificates 2025 FINAL (2)” en wordt “waar staat het certificaat voor asset X?” beantwoord door e-mail te doorzoeken. De documents store van het platform is het alternatief.
De polymorfe link
Een document in het platform zweeft niet los rond. Het is gekoppeld aan een entiteit — een company, contact, asset, inbound order, outbound order, settlement, escrow of contract. De link is polymorf (één documenttabel, meerdere mogelijke parent types), zodat één contractcertificaat één keer aan het contract hangt en zichtbaar wordt op het company detail, elke order onder dat contract en elke settlement die eruit voortkomt. Geen dubbele uploads.
Tags
Documenten delen het universele taggingsysteem met companies en contacts: dezelfde tagtabel, dezelfde kleuren, dezelfde UI. Een “GDPR”-tag op een document verschijnt in de GDPR-tagged-documents filter naast GDPR-getagde contracten en GDPR-getagde contacts. Eén taxonomie over entiteiten heen.
Storage
Documenten staan in Vercel Blob (Frankfurt), met een databaserij die wijst naar de blob URL plus metadata: filename, size, mime-type, uploader, upload timestamp en eventuele custom fields die het documenttype vereist. Storage allocaties per tenant worden bijgehouden tegen de storage tier — vijf tiers van Free (5GB) via Basic, Plus, Pro tot Business (100GB) — zie /admin/storage.
Vindbaarheid
/general/documents is de cross-entity browser: filter op tag, gekoppeld entiteitstype, datumbereik of uploader. Handig wanneer “ik heb vorige maand een contract amendment geüpload, waar heb ik het gezet?” de echte vraag is. Een orde van grootte beter dan e-mail doorzoeken.