Documenten: waar de PDF’s echt wonen
De documentstore, polymorfe links, storagequota, en waarom bewijs op records hoort in plaats van in mapnamen.
Elke ITAD-operatie maakt documenten. Contracten, certificaten, manifests, vrachtbrieven, fotorapporten, auditrapporten, bewijspakketten. In te veel operaties wonen die documenten in een gedeelde map met een naam als "Certificates 2025 FINAL (2)" en wordt "waar is het certificaat voor asset X" beantwoord door e-mail te doorzoeken. ReVend OS is het alternatief.
De polymorfe link
Een document in het platform zweeft niet los rond. Het is gekoppeld aan een record. Eén documenttabel, veel mogelijke parenttypes. Vanaf de algemene documentenpagina biedt de linkkiezer bedrijven, contactpersonen en collections; de specifiekere records hangen documenten aan vanaf hun eigen pagina's — een wiscertificaat wordt op de asset geüpload en precies als dat gekoppeld, een getekende overeenkomst wordt op het contract geüpload. Een document dat bij een bedrijf hoort, duikt op bij dat bedrijf. Geen dubbele uploads, geen schattenjacht.
Tags
Documenten delen het universele tagsysteem met bedrijven en contactpersonen. Een "GDPR"-tag op een document kan naast GDPR-getagde contracten en contactpersonen leven. Eén taxonomie wint van vijf gekleurde mapjesrituelen.
Opslag
Documenten, foto's, handtekeningen en bewijsbestanden leven in tenant-geïsoleerde Supabase Storage buckets met signed URLs en quotachecks. Vercel Blob wordt gebruikt voor avatars, niet voor operationeel bewijs. Storagegebruik rolt op per tenant, en quotawaarschuwingen of uploadblokkades gebruiken dezelfde package- en limietlaag als de rest van het verbruik.
Vindbaarheid
/general/documents is de browser over entiteiten heen: zoek op naam, verfijn daarna op bestandstype, tag of het soort record waaraan het document hangt. Zoeken en filters lopen over de volledige store voordat de pagina wordt gekozen, met het aantal treffers en het aantal pagina's in beeld. Handig wanneer "ik uploadde die amendment vorige maand" de volledige businessvraag is. Het verslaat e-mail doorzoeken met een orde van grootte, en e-mail had hier een erg lage lat.
Verwijderen is een beslissing, geen toetsaanslag
Een document verwijderen opent een dialoogvenster dat eerst server-side ophaalt waaraan het bestand gekoppeld is, waar het zichtbaar is en of iets de verwijdering blokkeert. Pas daarna wordt de knop beschikbaar. Bewijs waar een auditor over drie jaar naar kan vragen, hoort niet te verdwijnen omdat een duim uitschoot op een tablet.
Twee documenten met een taak
Op een contract kan één gekoppeld document gemarkeerd worden als de getekende overeenkomst; een tenant kan die markering verplicht maken voor een contract actief mag worden. Een klaar bewijspakket zonder ophaalverzoek erachter kan rechtstreeks naar de contactpersonen van de klant gemaild worden — de contactpersoon op de order plus de contactrecords van het bedrijf, met extra adressen indien nodig — als een vervallende signed downloadlink, waarbij zowel de verzending als de vervaldatum gelogd worden. De PDF verlaat het gebouw; het verslag van dat vertrek blijft.
Netjes vertrekken
Een tenant owner kan de opslag van de tenant purgen, en ook die actie toont een voorbeeld van wat eraan gaat voordat er iets aan gaat. Data hoort de tenant toe, inclusief het recht om ze weer mee te nemen.