Documenten: Waar de PDF’s echt wonen
De documentstore, polymorfe links, storagequota en waarom bewijs op records hoort in plaats van in mapnamen.
Elke ITAD-operatie maakt documenten: contracten, certificaten, manifests, BOLs, fotoreports, audit reports, evidence bundles. In te veel organisaties wonen die documenten in een gedeelde map met een naam als "Certificates 2025 FINAL (2)" en wordt "waar is het certificaat voor asset X" beantwoord door email te doorzoeken. ReVend OS is het alternatief.
De polymorfe link
Een document in het platform zweeft niet los rond. Het is gekoppeld aan een entiteit: company, contact, asset, inbound order, outbound order, settlement, escrow of contract. Een documenttabel, veel mogelijke parents. Een contractcertificaat kan een keer gekoppeld worden en zichtbaar zijn op de company, orders onder dat contract en de settlement die eruit volgt. Geen dubbele uploads, geen schattenjacht.
Tags
Documenten delen het universele tagsysteem met companies en contacts. Een "GDPR"-tag op een document kan naast GDPR-getagde contracten en contacts leven. Een taxonomie wint van vijf gekleurde maprituelen.
Storage
Documenten, foto’s, handtekeningen en evidencebestanden leven in tenant-geisoleerde Supabase Storage buckets met signed URLs en quotachecks. Vercel Blob wordt gebruikt voor avatars, niet voor operationeel bewijs. Storagegebruik rolt op per tenant, en quotawaarschuwingen of uploadblokkades gebruiken dezelfde package/limit-laag als de rest van billing-ready usage.
Vindbaarheid
/general/documents is de browser over entiteiten heen: filter op tag, gelinkte entiteit, datum of uploader. Handig wanneer "ik uploadde die amendment vorige maand" de volledige businessvraag is. Het verslaat emailzoeken met een orde van grootte, en email had hier geen hoge lat.