Contacten: de mensen achter de pallets

Een company is een juridische entiteit. Ze heeft een btw-nummer en een adres. Maar ze heeft nog nooit de telefoon opgenomen om naar een settlement te vragen. Mensen doen dat. Contacts zijn die mensen.

Waarom contacts tellen

Wanneer een zending aankomt en de helft van de serienummers niet overeenkomt met het manifest, bel je niet naar “Econocom”. Je belt Pieter, omdat Pieter het manifest effectief heeft samengesteld en misschien weet waarom laptop nummer 47 een ThinkPad is in plaats van een Latitude.

Wanneer de settlement goedkeuring nodig heeft, mail je niet naar “ING Bank”. Je mailt Sandra van het asset management team, omdat Sandra de persoon is die echt op de approve-knop kan klikken. Of het kan doorsturen naar iemand die dat kan. Contacts zijn de mensen die de zakelijke relatie laten werken.

Contactstructuur

Elke contact hoort bij precies één company. Ze hebben een naam, een functie, een afdeling, een voorkeurstaal en een voorkeursmanier om bereikt te worden, plus de effectieve manieren om hen te bereiken: telefoonnummers van het type mobiel, kantoor, direct of fax; e-mailadressen van het type werk, persoonlijk, facturatie of overig; en social links voor LinkedIn, X, Xing, WhatsApp, Facebook en YouTube. Eén telefoon en één e-mailadres kunnen als het primaire voor die persoon gemarkeerd worden.

Ja, WhatsApp. Want in de ITAD-wereld gebeurt de helft van je onderhandelingen op WhatsApp en de andere helft in een taal die je ERP niet spreekt. Nu kun je tenminste rechtstreeks vanaf de contact card op de WhatsApp-link klikken in plaats van het nummer op je telefoon te zoeken.

Primary contacts

Eén contact per company kan als primary gemarkeerd worden. Wanneer je team de contactkiezer opent op een nieuwe inbound order, is die vlag zichtbaar, zodat de juiste persoon de voor de hand liggende keuze is en geen geheugentest. Meestal is het de persoon die binnen dezelfde werkdag op e-mails antwoordt. In onze ervaring is dat nooit de CEO en altijd iemand met “operations” of “logistics” in de titel.

Contact roles en tags

Elke contact draagt één rol. Die rollen zijn geen vaste lijst die in de software gebakken zit: de tenant houdt zijn eigen catalogus bij onder Instellingen, met de systeemrollen die het platform meelevert en wat je organisatie er zelf aan toevoegt. Rollen zijn een filter in de contactlijst, dus “wie doet logistics bij die leasingmaatschappij” is een vraag van twee klikken. Tags komen uit hetzelfde universal tagging system als bij companies en documents, en kunnen bij het aanmaken van de contact of later op de detailpagina toegekend worden. Discussie over grading? Filter op technical. (Grapje. Iedereen discussieert over grading.)