Settlements: de spreadsheet gaat met pensioen, het contract rekent

Een settlement is de financiële afsluiting van een inbound order: wat je team de klant verschuldigd is, of houdt, voor een batch die onder een contract binnenkwam — na verwerking, servicekosten, transport en aanpassingen. In de meeste ITAD-operaties leeft die berekening in een spreadsheet die één finance-medewerker onderhoudt en die niemand anders durft te openen. Op het platform leeft ze onder /finance/settlements, leest ze het contract, en is ze zichtbaar voor de rollen beheerder, manager en finance — hetzelfde hek dat escrow al had.

Vijf pricingmodellen

Elk contract draagt één pricingmodel: per stuk, per kilogram, revenue share, vaste vergoeding of hybride. Contracten per stuk, per kilo en met vaste vergoeding vermenigvuldigen hun tarief; revenue share betaalt de klant een percentage van wat elk apparaat effectief opbracht; hybride combineert tarieven per stuk met een revenue-sharepercentage. De tariefvelden staan op het scherm om een contract aan te maken. Een model zonder tarief krijgt een hint terwijl je het formulier invult, een bevestigingsvinkje als je het contract toch activeert, en Nieuwe afrekening weigert een order onder zo’n contract af te rekenen. Een settlement van nul euro is het soort fout dat het vertrouwen van een klant kost, dus het platform weigert er een te maken.

Ontstaat wanneer de goederen klaar zijn

Een settlement wordt niet door een trigger afgevuurd; iemand vraagt erom. Nieuwe afrekening op de settlementlijst opent een keuzelijst van ontvangen of afgeronde inbound orders met een contract eraan en nog zonder settlement — één settlement per order. Settlement genereren op de inbound order doet hetzelfde vanaf de andere kant. Voor er iets geschreven wordt, checkt het platform of de assets terminaal zijn (verkocht, verzonden, gerecycled of gescrapt) of voorbij de stage die de settle-actie vraagt; een order die nog midden in de verwerking zit, wordt met reden geweigerd. Bestaat er al een settlement voor de order, dan opent de bestaande in plaats van een duplicaat.

Waarvan een revenue share een aandeel is

Onder een revenue-sharecontract deelt de settlement wat elk apparaat effectief opbracht — een directe verkoop, of zijn aandeel in een gesloten market deal of een afgerekend auction lot — niet wat het bij het graden waard leek. Een gerecycled apparaat telt nul; alleen een apparaat dat nog niet verkocht is, draagt zijn gradingschatting als tussenoplossing, en de regel zegt dat ook. Zolang de settlement een concept is, leest Berekenen de verkoopprijzen opnieuw in. De volledige regel heeft een eigen artikel: Revenue share: uitbetalen op wat de laptop opbracht, niet op hoe hij eruitzag.

Van concept tot betaald

De statussen lopen Concept, Berekend, Wacht op goedkeuring, Goedgekeurd, Gefactureerd en Betaald, met Betwist ernaast. De next-action-knop loopt dat pad stap voor stap af. Serviceregels worden toegevoegd of verwijderd zolang de settlement een concept is, en daar hoort een inhoudelijke correctie thuis — niet in de statusknop. Op een goedgekeurde settlement maakt Factuur genereren een echte factuur voor de klant van die settlement, koppelt hem, en zet de settlement op gefactureerd. Bestaat er al een factuur, dan wordt die gekoppeld in plaats van gedupliceerd, en een aparte knop laat je er met de hand een koppelen. Een conceptsettlement kan alleen verwijderd worden zolang er geen factuur bestaat; een settlement onder een factuur blijft.

Valutasnapshot en het rapport

Wanneer de valuta van de settlement verschilt van je basisvaluta, bewaart de settlement de gebruikte wisselkoers, het moment waarop die genomen is en de bron die hem leverde. Bedragen worden altijd getoond in de eigen valuta van de settlement, en een afgesloten settlement wordt nooit stilletjes hervertaald omdat de koers bewoog. Het printbare rapport op /finance/settlements/[id]/report draagt de regels met hun waarderingsgrondslag, de diensten en de totalen, en print of bewaart als PDF vanuit de browser. De spreadsheet is met pensioen. Het contract onthoudt wat het beloofd heeft.

Dienstkosten voor een verwerkingsorder

Bij de wisdienstworkflow, of een order waarvan alle apparaten teruggaan naar de klant, factureert een nieuwe afrekening de dienst. Zes apparaten tegen 12 euro plus een bewust gekozen vaste toeslag van 10 euro geven 82 euro exclusief btw. Diensten en verzending tellen op. De vastgelegde apparaten, tarieven en valuta blijven de basis bij herberekenen; historische afrekeningen behouden hun oorspronkelijke betekenis.

Elke toepasselijke apparaatcategorie heeft een tarief nodig. Een berekening per kilogram vereist een gemeten gewicht voor precies deze apparaten; een schatting volstaat niet. Contractafspraken voor diensten gaan vóór catalogusprijzen. Een catalogusprijs wordt niet omgelabeld naar een andere valuta. Een bestaande factuur koppelen controleert klant, valuta en subtotaal. Herhaalde aanmaak gebruikt het bestaande record en een fout in de controlelog draait ook de financiële wijziging terug.