Inbound orders: het manifest dat niet liegt

Elke truck die aan de dock komt, heeft een verhaal. Het contract zegt één ding. De chauffeur zegt iets anders. De pallet labels zeggen een derde. De inbound order is waar die verhalen samenkomen — en waar ze, als het goed gebeurt, worden gereconciled voordat de assets inventory worden.

Vijf inbound types

Een inbound order heeft een type dat zegt wat voor aankomst het is: standard (een eenmalige aankoop of trade-in), lease return (end-of-lease equipment met chargeback rules op de order), buyback (je verkocht het, de klant stuurt het terug), recycling (alleen downstream, geen resale), of donation. Het type beschrijft de commerciële aard van de zending. De workflow die de assets doorlopen komt uit het contract waaronder de order valt — het workflow-sjabloon werd gekozen toen dat contract werd aangemaakt, en is hetzelfde voor elke order eronder.

Nummers en statussen

Elke order krijgt een nummer als INB-2026-00017, uitgegeven per tenant per jaar door een databaseteller waar twee collega's die op dezelfde seconde een order aanmaken niet op kunnen botsen. De order beweegt door concept, bevestigd, onderweg, aangekomen, in ontvangst, ontvangen, en dan afgerond of geannuleerd. Je team schuift de status stap voor stap vooruit en kan hem terugzetten waar de rol dat toelaat. Order bewerken — klant, contract, contactgegevens, verwachte hoeveelheid, geplande aankomst, referenties, notities — kan tot en met Ontvangen; daarna gaat de order op slot, met de reden op het scherm, want het verslag van wat aankwam hoort niet meer te schuiven nadat het aankwam.

Manifests

Elke inbound order kan een verwacht manifest dragen — de regels waarvan de klant zei dat ze eraan komen, geïmporteerd uit Excel of CSV. Het manifest is niet de waarheid, het is de claim. Receiving is waar de claim tegen de realiteit wordt gereconciled: de matching-tab toont elke regel als matched, pending, partial, missing of extra, en openstaande regels kunnen in bulk ontvangen worden met één conditie wanneer 200 identieke machines precies zo aankomen als beloofd. Exporteren als CSV schrijft de ontvangen assets en de nog openstaande manifestregels in één bestand, voor de klant die beide kolommen naast elkaar wil zien.

Fotorapport

Elke inbound order heeft een fotorapport — een printvriendelijke weergave van de foto's die je operators bij intake namen, verankerd aan de order. Het is het artefact dat drie weken later de discussie voorkomt van "deze Dell had een gebarsten hinge toen hij aankwam, nee toch niet". Heeft de order nog geen ontvangen assets, of assets maar geen foto's, dan zegt het rapport dat in een zichtbare waarschuwing, en vraagt printen of opslaan als PDF eerst om bevestiging. Een leeg rapport kan intern nuttig zijn; het hoort het gebouw nooit te verlaten alsof het bewijs is.

Waar de order vandaan kwam

Een inbound order die als collection begon, toont die collection in zijn header, zodat iedereen aan de dock kan nakijken waar de goederen beloofd, gepland en geleverd werden voordat receiving begon. Als de automatische overdracht vanuit een geleverde collection faalde, houdt de collection-pagina een knop Inbound order aanmaken tot er een order gekoppeld is — hetzelfde aanmaakpad, geen handmatig overtypen.

Waarom een order geen session is

Een inbound order is de contractuele claim. Een receiving session is de fysieke ontvangst. Het zijn aparte entiteiten met reden — zie het artikel receiving-sessions. De order blijft open over meerdere sessies heen als één zending in twee trucks aankomt, en de tab met ontvangen assets zoekt over alles wat onder de order ontvangen is voordat hij pagineert, zodat de serienummers van de achtste pallet even vindbaar zijn als die van de eerste.