Escrow: zeven stappen van “deal agreed” naar “geld op de rekening”

Elke B2B-deal heeft een moment waarop één kant eerst moet. Ofwel verzendt de verkoper voordat hij betaald is, ofwel betaalt de koper voordat hij de goederen gezien heeft. Zonder derde partij die het net vasthoudt, neemt iemand een risico dat hij waarschijnlijk niet zou moeten nemen met € 45.000 van vreemden.

De escrowflow is die derde partij. Het is geen externe dienst — het zit in het platform — maar functioneel doet het wat een escrow agent doet: het geld vasthouden op een derdenrekening, vrijgeven wanneer de koper tevreden is, en de zaak beslechten wanneer hij dat niet is.

De zeven stappen

1. Deal agreed. Een Market-deal sluit (verkoper sluit af, koper bevestigt) of een veiling settelt met een winnaar. De deal gaat naar closed-won en het platform maakt de escrowrij aan met een genummerde ID (ESC-YYYY-NNNNNN). De escrowpagina van de koper toont de bankinstructies: begunstigde, IBAN, het bedrag — de afgesproken verkoopsom — en het escrownummer als gestructureerde mededeling. Er wordt niets afgehouden van een biedersdeposito; een veilingwinnaar schrijft het volledige bedrag over, net als iedereen. De koper heeft 7 dagen.

2. Funds held. De koper schrijft het geld over. De financedienst van ReVend matcht de mededeling op het bankafschrift, en twee platform owners bevestigen de storting — de ene stelt voor, de andere keurt goed. Pas dan klapt de escrow op held en ziet de verkoper dat het geld echt is.

3. Goods shipped. De verkoper verzendt. De outbound ship-guard weigert een cross-tenant order als verzonden te markeren zolang de escrow niet held is of beide partijen geen bevestigde mutual waiver hebben — geen “ik heb verzonden, toen zei de koper dat hij morgen zou betalen, en toen deed hij dat niet” meer.

4. Goods received. De outbound bereikt delivered. Dat start de inspectieklok: het auto-release window uit de policypagina van de tenant (3–14 dagen, standaard 7), vastgeklikt op de escrow en aan de koper getoond als een datum. Een deelzending start de klok niet — escrow is alles-of-niets op dealniveau.

5. Inspection. De koper werkt de aanvaardingschecklist af — goederen aangekomen, zending compleet, geen zichtbare schade, grades kloppen — en accepteert, waarmee het geld vrijkomt. Of de koper opent een dispute. Er is geen weigerknop: een koper die ontevreden is, dient een dispute in, want een weigering zonder claim is gewoon een vastgehouden escrow met een wrok.

6. Dispute (indien ingediend). Een dispute bevriest de escrow en pauzeert het auto-release window. Koper en verkoper vullen elk hun eigen kant van een bewijstijdlijn aan; de compliancedienst van ReVend beoordeelt en beslist: release naar de verkoper, refund naar de koper, of split. Fees volgen het geld — berekend op de bedragen die echt bewegen.

7. Funds released. Of het nu via aanvaarding of via een beslissing gaat, de eindstand is dezelfde: settlementrijen per geldbeweging — uitbetaling verkoper, aandelen in de platformfee, terugbetaling koper — geschreven in dezelfde transactie als de statuswissel, met de fee op dat moment berekend uit de platformbrede feeregel. De escrow eindigt als released, refunded of split. Beide kanten gaan verder.

Wat er wordt vastgelegd

Elke transitie voegt een onveranderlijk event toe aan de log van de escrow — aangemaakt, storting bevestigd, aanvaard, dispute geopend, opgelost, released, refunded, split, geannuleerd, notities. Updates en deletes zijn geblokkeerd. Bij aanvaarding genereert het platform ook een acceptance evidence package met de antwoorden op de checklist, het outbound manifest, leveringsfoto’s en de handtekening van de koper. Vraagt de compliance officer van de koper “wat is er op deze transactie gebeurd”, dan staat het antwoord op de escrowpagina.

Wanneer het niet volgens plan loopt

Geen overschrijving binnen 7 dagen: de escrow wordt geannuleerd, de deal draait terug, en een veilingkoper vangt een strike. Outbound geannuleerd voor er iets verzonden was: de vastgehouden escrow wordt automatisch terugbetaald, met een settlementrij voor de terugbetaling aan de koper en zonder fee. Eenmaal released gaat de escrow niet meer open; de policypagina draagt een dispute window (14–90 dagen, standaard 30) dat zegt hoelang na de release een koper nog een formele claim op de deal kan indienen, die compliance beoordeelt zonder geld te verplaatsen.

Mutual waiver

Sommige deals tussen partners van lang geleden willen geen escrow. Voor de close kan elke partij een waiver aanvragen met een reden van minstens 20 tekens; de tegenpartij bevestigt met een expliciete erkenning dat ReVend niet zal tussenkomen in een geldgeschil. Het platform genereert de waiver-PDF met beide handtekeningen en archiveert die bij de documenten en op de deal. Het is de zeldzame uitzondering — de documentatie bestaat zodat de escrowflow overal elders streng kan blijven.