Escrow: zeven stappen van "deal agreed" naar "geld op de rekening"

Elke B2B deal heeft een moment waarop één kant eerst moet gaan. Ofwel shipt de seller voordat hij betaald is, ofwel betaalt de buyer voordat hij de goods gezien heeft. Zonder een derde partij die het net vasthoudt, neemt iemand een risico dat hij waarschijnlijk niet met €45,000 van vreemden zou moeten nemen.

De escrow flow is die derde partij. Het is geen third-party service — het is onderdeel van het platform — maar functioneel doet het wat een escrow agent doet: funds vasthouden, releasen wanneer beide kanten tevreden zijn, en adjudicaten wanneer ze dat niet zijn.

De zeven steps

1. Deal Agreed. Een market deal sluit (negotiation accepted) of een auction settles (winner determined, deposit captured). De H2 trigger vuurt wanneer de deal naar closed_won gaat en maakt de escrow row, deposit address en numbered escrow ID (ESC-YYYY-NNNNN) aan. De buyer krijgt een payment request met IBAN en structured reference.

2. Funds Held. De buyer wired de funds. Het platform reconcileert de incoming transfer tegen de escrow reference, markeert de escrow als held en notified de seller. De seller ziet nu dat de funds confirmed zijn en kan shippen.

3. Goods Shipped. De seller shipt. De H3b ship-guard voorkomt dat de seller de order als shipped markeert voordat de escrow held is — geen "ik heb shipped, toen zei de buyer dat hij morgen zou betalen, en toen deed hij dat niet" meer. Tracking hangt aan de order en is zichtbaar voor beide kanten.

4. Goods Received. De buyer markeert delivery received. Dit start de inspection clock — het auto-release window, per tenant geconfigureerd op de H7 policies page (default: 7 days).

5. Inspection. De buyer inspecteert. Er zijn drie opties: accept (funds early releasen), niets doen (auto-release bij window expiry), of een dispute openen. De meeste cases gaan via optie 2: de buyer is tevreden, de clock loopt uit, het platform released de funds.

6. Dispute (if raised). Als de buyer een dispute opent, pauzeert de H4 auto-release cron en neemt de H5 dispute flow over. De buyer filed de claim met photos en references naar de originele grading. De seller reageert met zijn evidence. Een adjudicator (platform staff) reviewt en beslist: full release to seller, full refund to buyer, of split. De decision schrijft settlement rows met de fee snapshot berekend door de H6 fees engine.

7. Funds Released. Of het nu via acceptance, auto-release of dispute resolution gebeurt, de final state is dezelfde: een settlement row, fee deduction, seller payout, buyer refund (indien van toepassing), en een audit trail van elk event in escrow_events. De escrow row gaat naar released / refunded / split. De deal sluit. Beide kanten gaan verder.

Wat wordt recorded

Elke state transition schrijft een immutable row naar escrow_events. Triggers voorkomen updates en deletes — zodra een event landt, blijft het daar voor audit. De H9 evidence-package endpoint bundelt alle events voor een escrow in een downloadbare ZIP: timestamps, amounts, deposit reference, ship-guard release, inspection acceptance, settlement breakdown. Als de compliance officer van de buyer vraagt "wat gebeurde er op deze transaction," is het antwoord één klik.

Mutual waiver

Sommige deals tussen long-time partners willen geen escrow. De H10 mutual-escrow-waiver PDF is voor die cases. Beide partijen tekenen in de deal room, de waiver wordt aan de deal gehangen en de escrow flow wordt voor die ene transaction overgeslagen. Het is de zeldzame uitzondering — de documentation bestaat zodat de escrow flow elders strict kan blijven.