De beurs waar iedereen het eens is en niemand iets doet
Een verslag van de bar op de ITAD-conferentie.
Het is 21 uur. De conferentiesessies eindigden drie uur geleden, maar de echte conferentie gebeurt nu, aan de hotelbar, waar de badge-lanyards af zijn en de meningen aan. De bartender heeft het woord "ITAD" geleerd door pure herhaling en doet alsof hij begrijpt wat het betekent.
Het gesprek is vertrouwd. Het is hetzelfde gesprek als vorig jaar. En het jaar daarvoor. En het jaar daarvoor.
"De tools zijn verschrikkelijk."
"Ik weet het."
"Ons systeem kan niet eens—"
"Same. Wij zitten sinds 2016 op dat systeem."
"Grading is een ramp."
"Begin niet over grading."
"We hebben €40K uitgegeven om het te fixen."
"Wij €60K."
"En?"
"En we gebruiken nog altijd Excel voor de echte berekeningen."
Iedereen lacht. Omdat het grappig is. En omdat lachen makkelijker is dan het oplossen.
Het jaarlijkse ritueel
Het ITAD-beurscircuit heeft een ritme. Overdag zijn er presentaties over de toekomst van de sector. Sustainability. Circulaire economie. AI. Compliance. De presentaties zijn polished, de data is overtuigend en de slides hebben die corporate esthetiek waarin alles blauw is en stockfoto's mensen met veiligheidshelmen tonen die enthousiast naar tablets kijken.
's Avonds, aan de bar, maakt de presentatie plaats voor eerlijkheid. En het eerlijke gesprek — dat niemand in een slide deck zet — gaat over de operationele realiteit achter de gepolijste buitenkant. De realiteit: de meeste sector draait op tools die te generiek, te oud, te custom of te fragiel zijn. Iedereen weet dit. Niemand zegt het tijdens de sessies. Iedereen zegt het aan de bar.
De beurs is waar de sector het eens is over wat kapot is. De maandag erna is waar de sector dezelfde spreadsheet opent en verdergaat zoals ervoor.
Waarom niemand handelt
Akkoord is geen actie. Erover eens zijn dat de tools slecht zijn, is gratis. Ze vervangen is duur. Duur in geld, ja, maar duurder in tijd, change management en het angstaanjagende vooruitzicht om jaren data te migreren uit een systeem dat slecht werkt naar een systeem dat — tijdens de overgang — misschien nog slechter werkt.
Er is ook het Raymond-probleem (zie: The FileMaker Tax). Elke operatie heeft een systeem gebouwd door iemand die vertrok, onderhouden door iemand die het amper begrijpt en gebruikt door iedereen die de eigenaardigheden uit het hoofd kent. Dat systeem vervangen betekent niet alleen software vervangen, maar ook de institutionele kennis die compenseert voor de beperkingen van die software. De workarounds. De "klik twee keer op Refresh". De "werk dat veld niet bij of de berekening breekt". Alles weg.
De angst is rationeel. Migratie is echt moeilijk. De overgang is echt pijnlijk. Dingen zullen breken die niemand verwachtte. Het nieuwe systeem zal een nichefeature missen die het oude systeem somehow afhandelde met custom fields en gebed. De eerste maand wordt verschrikkelijk. Mogelijk de tweede ook.
Maar de angst is ook een val. Want elk jaar dat je niet wisselt, betaal je de FileMaker tax. Een jaar settlements berekenen in Excel. Een jaar stocklists die tegen donderdag verlopen. Een jaar gradingdiscussies die gestructureerde data had voorkomen. Een jaar auditprep die drie mensen twee weken kost in plaats van één persoon één uur.
De first mover
Uiteindelijk handelt iemand. Niet omdat die moediger is dan de rest. Omdat die de rekening maakte. De kost van blijven — opgestapelde inefficiëntie, gemiste marge, compliancerisico, operationeel plafond — werd hoger dan de kost van veranderen. En wanneer de kost van blijven hoger is dan de kost van veranderen, sluit de spreadsheet en begint de implementatie.
De first mover krijgt iets wat het bargesprek nooit oplevert: operationeel voordeel. Ze verwerken sneller. Ze settlen sneller. Ze graden consistenter. Ze auditen moeiteloos. Ze bieden op deals waar concurrenten geen capaciteit voor hebben, omdat die capaciteit opgeslokt wordt door handmatige processen.
De second mover ziet dit en handelt ook. Dan de derde. Dan is het geen competitive advantage meer — het is table stakes. En de bedrijven die nog aan de bar staan, nog altijd knikken dat de tools slecht zijn, ontdekken dat akkoord zonder actie een vervaldatum heeft.
Het is 21 uur aan de hotelbar. Het gesprek is hetzelfde. De tools zijn verschrikkelijk. De grading is inconsistent. De stocklists zijn onbetrouwbaar. Iedereen knikt. Iedereen is het eens.
Maandagochtend opent één van hen de spreadsheet niet. Die moet je in de gaten houden.