Contacts : les personnes derrière les palettes

Une company est une entité légale. Elle a un numéro de TVA et une adresse. Mais elle n’a jamais décroché le téléphone pour vous parler d’un settlement. Les gens le font. Les contacts sont ces gens.

Pourquoi les contacts comptent

Quand une expédition arrive et que la moitié des numéros de série ne correspond pas au manifest, vous n’appelez pas « Econocom ». Vous appelez Pieter, parce que c’est Pieter qui a réellement monté le manifest et qui sait peut-être pourquoi le laptop numéro 47 est un ThinkPad au lieu d’un Latitude.

Quand le settlement doit être approuvé, vous n’envoyez pas un e-mail à « ING Bank ». Vous écrivez à Sandra de l’équipe asset management, parce que Sandra est la personne qui peut vraiment cliquer sur le bouton d’approbation. Ou le transmettre à quelqu’un qui le peut. Les contacts sont les humains qui font tenir la relation commerciale.

Structure d’un contact

Chaque contact appartient à exactement une company. Il a un nom, une fonction, un département, une langue préférée et un moyen d’être joint préféré, plus les moyens réels de le joindre : des numéros de téléphone typés mobile, bureau, ligne directe ou fax ; des adresses e-mail typées travail, personnelle, facturation ou autre ; et des liens sociaux pour LinkedIn, X, Xing, WhatsApp, Facebook et YouTube. Un téléphone et un e-mail peuvent être marqués comme principaux pour cette personne.

Oui, WhatsApp. Parce que dans le monde ITAD, la moitié de vos négociations se passe sur WhatsApp et l’autre moitié dans une langue que votre ERP ne parle pas. Au moins, vous pouvez maintenant cliquer sur le lien WhatsApp directement depuis la contact card au lieu de chercher le numéro dans votre téléphone.

Contacts principaux

Un contact par company peut être marqué comme principal. Quand votre équipe ouvre le sélecteur de contact sur un nouvel inbound order, ce marqueur est visible, si bien que la bonne personne est le choix évident plutôt qu’un test de mémoire. C’est généralement celle qui répond aux e-mails dans la journée ouvrée. D’expérience, ce n’est jamais le CEO et toujours quelqu’un dont le titre contient le mot « opérations » ou « logistics ».

Rôles de contact et tags

Chaque contact porte un rôle. Les rôles ne sont pas une liste figée dans le logiciel : le tenant tient son propre catalogue sous Paramètres, avec les rôles système que la plateforme livre et tout ce que votre organisation ajoute par-dessus. Les rôles servent de filtre dans la liste des contacts, si bien que « qui s’occupe de la logistique chez cette société de leasing » est une question à deux clics. Les tags viennent du même universal tagging system que les companies et les documents, et peuvent être attribués à la création du contact ou plus tard sur la page de détail. Envie de débattre du grading ? Filtrez sur technical. (Je plaisante. Tout le monde débat du grading.)