Corrections finance : on crédite la facture, on ne la modifie jamais

La réception compte douze appareils de moins que le manifest. La facture est partie il y a trois semaines et le client l’a payée. Il existe une version de cette histoire où quelqu’un ouvre l’original et modifie une quantité jusqu’à ce que le total ait meilleure allure. Ce n’est pas une correction ; c’est redessiner la carte pour faire disparaître le mauvais virage. La réponse de la plateforme est un second document qui pointe vers le premier.

La note de crédit liée

Depuis une facture envoyée, vue, en retard ou payée, Créer une note de crédit ouvre le flow de correction. La finance choisit les lignes source à créditer, crédite une quantité ou un montant complet ou partiel par ligne — la boîte de dialogue montre ce qui reste créditable sur chaque ligne et refuse tout ce qui va au-delà — choisit une catégorie de correction, indique l’impact aval et écrit un motif en toutes lettres. « Manquant confirmé pendant la réception ; crédit de 12 appareils absents sur INV-123 » est un motif. « Correction » n’en est pas un.

Cinq sortes de conséquence

L’impact est choisi explicitement, parce qu’il décide qui a encore du travail : comptabilité uniquement, suivi refund, ajustement payout, ajustement settlement, ou litige et remédiation. Une note de crédit liée parcourt brouillon, envoyée, appliquée, annulée et rejetée. Une note envoyée peut être annulée ou rejetée avec un motif tant qu’elle n’a pas été appliquée ; les deux restent visibles sur la facture source comme historique, et aucune ne compte dans le net après crédit. La facture source continue d’afficher le total crédité, le net après crédit et ce qui reste créditable, et la liste des factures rapporte chaque facture nette de ses notes de crédit actives. Au-dessus de la liste s’affiche une bande de suivi pour les notes de crédit actives dont l’impact demande encore quelqu’un, avec la note de crédit, la facture source, le responsable et le montant.

L’export que la comptabilité veut vraiment

Le CSV de la liste des factures télécharge toute la liste filtrée plutôt que la page visible, et dès que des notes de crédit liées s’y trouvent, ce CSV est l’export comptable. Chaque ligne porte son rôle de document, le numéro de la facture source, la date de transaction d’origine, la catégorie de correction, l’impact et le motif, les totaux brut et net, et une consigne de comptabilisation — de sorte qu’un comptable peut rattacher une note de crédit à sa source sans deviner quelle facture négative appartenait à quelle vente. C’est un export, pas une synchronisation comptable en direct, et il continue de fonctionner pendant qu’une période est verrouillée : le verrou bloque les changements de document, pas les téléchargements.

La date de clôture

Paramètres > Core > Factures contient un champ qui mord vraiment : « Clôturé jusqu’au ». Les documents datés de ce jour ou avant refusent les changements de statut, l’annulation, la suppression, le rejet et les modifications ordinaires. Une correction sur une facture à l’intérieur d’une période clôturée prend donc la seule route honnête qui reste — une nouvelle note de crédit liée, avec sa propre date de document dans une période ouverte, tandis que la date de transaction d’origine reste visible comme référence. Laissez le champ vide tant que la finance n’a pas réellement clôturé une période. Le verrou fait exactement ce qu’il annonce.

Ce qui peut encore être supprimé, et l’argent déjà parti

Un settlement en brouillon ne peut être supprimé que tant qu’aucune facture n’existe pour lui. La suppression définitive d’une facture n’est possible que pour un brouillon autonome. Et quand une note de crédit atterrit sur une facture adossée à l’escrow qui a déjà donné lieu à un payout, son application crée une ligne de correction settlement en attente, portant la facture source et la note de crédit comme preuves ; la finance marque cette ligne traitée avec une référence bancaire, ou échouée avec un motif, sur /finance/escrow-settlements — qui est aussi l’endroit où les lots de payout et de refund sont enregistrés après l’exécution à votre banque. La plateforme enregistre le lot que vous avez exécuté. Elle ne prétend pas avoir déplacé l’argent.