Documents: ou vivent vraiment les PDFs

Toute opération ITAD génère des documents. Contrats, certificats, manifests, BOLs, rapports photos, rapports d’audit, evidence bundles. Dans la plupart des opérations, ces documents vivent dans un dossier partagé appelé quelque chose comme “Certificates 2025 FINAL (2)” et la question “où est le certificat de l’asset X ?” se résout en cherchant dans les e-mails. Le document store de la plateforme est l’alternative.

Le lien polymorphe

Un document dans la plateforme n’est pas flottant. Il est lié à une entité — company, contact, asset, inbound order, outbound order, settlement, escrow, contrat. Le lien est polymorphe (une table document, plusieurs types parent possibles), donc un certificat de contrat peut s’attacher au contrat une seule fois et apparaître sur le détail company, chaque order sous ce contrat et chaque settlement qui en découle. Pas d’uploads en double.

Tags

Les documents partagent le système de tags universel avec les companies et contacts : même table de tags, mêmes couleurs, même UI. Un tag “GDPR” sur un document le fait apparaître dans le filtre GDPR-tagged-documents aux côtés des contrats taggés GDPR et des contacts taggés GDPR. Une taxonomie à travers les entités.

Stockage

Les documents vivent dans Vercel Blob (Francfort), avec une ligne database pointant vers la blob URL plus les métadonnées : filename, size, mime-type, uploader, upload timestamp, et les éventuels custom fields requis par le type de document. Les allocations storage par tenant sont suivies contre la storage tier — cinq niveaux de Free (5GB) à Business (100GB), en passant par Basic, Plus et Pro — voir /admin/storage.

Découvrabilité

/general/documents est le navigateur cross-entity : filtre par tag, type d’entité liée, plage de dates, uploader. Utile quand “j’ai uploadé un amendment de contrat le mois dernier, où l’ai-je mis ?” est la vraie question. Bat la recherche e-mail d’un ordre de grandeur.