Contrats : là où l’argent se décide

Un contrat dans ReVend OS définit les règles du jeu entre votre organisation et un client. Quels services vous fournissez, comment vous les tarifez, quels sont les SLA, quel workflow les assets suivent, et comment l’argent circule une fois le travail fait. C’est le document qui règle les discussions avant qu’elles ne commencent — à condition que quelqu’un l’ait rempli.

Pourquoi les contrats comptent plus qu’on ne le croit

En ITAD, chaque client est différent. L’un paie par appareil. Un autre au kilo. Un troisième insiste sur un modèle de part de revenu qui a demandé quatre réunions de négociation et qui trouble encore toute la comptabilité. Sans contrat dans le système, chaque settlement devient un débat.

Les contrats se rattachent aux entreprises et se propagent vers les commandes entrantes, les collectes, les settlements et les preuves. Un contrat a un type — Service ITAD, Retour de leasing, Remarketing, Recyclage ou Conseil — et un modèle de workflow, choisi à la création depuis le défaut de votre tenant ou déduit du type. Ce workflow est la source pour chaque asset reçu sous le contrat ; changer le défaut du tenant plus tard ne réoriente pas discrètement les contrats en cours.

Cinq modèles tarifaires

Par unité est un tarif par appareil, avec des tarifs distincts par catégorie — laptop, desktop, workstation, serveur, moniteur, téléphone, tablette, autre. Fréquent pour les contrats de destruction de données où le client se moque de la valeur résiduelle. Par kilogramme tarife au poids ; fréquent pour les contrats de recyclage et le matériel de type commodité que personne ne testera individuellement. Part de revenu donne au client un pourcentage de ce que chaque appareil s’est réellement vendu. Le settlement prend sa base ligne par ligne : le prix de vente là où il y a eu vente, une estimation là où il n’y en a pas encore eu, et zéro pour un appareil parti au recyclage. Forfait est un montant récurrent par mois, trimestre ou année, pour le client qui veut une seule invoice prévisible. Hybride combine les modèles sous un même contrat.

Le retour de leasing n’est pas un modèle tarifaire, c’est un type de contrat. Les détails du leasing — société de leasing, numéro de contrat, durée, dates — vivent sur le contrat ; les règles de chargeback pour les dommages vivent dans les informations lease-return de la commande entrante.

Le tarif n’est pas facultatif, dans l’esprit

Les champs de tarification sont sur l’écran de création, identiques à ceux de l’écran de modification, pour que le tarif puisse être saisi au moment même où le deal est encodé. Un contrat peut malgré tout être enregistré et activé sans tarif — mais la boîte de dialogue d’activation le dit en toutes lettres et demande une reconnaissance explicite : le contrat réglera à zéro tant qu’aucun tarif n’est ajouté. Et quand la finance ouvre Nouveau settlement, un contrat sans tarif porte un badge « Sans tarif » et est refusé : la boîte de dialogue explique que le settlement calculerait zéro et la renvoie vers le contrat.

Le contrat disait 4,50 €. Le système a calculé 4,50 €. Le système refuse aussi de calculer 0,00 € sans vous dire pourquoi.

SLA

Chaque contrat peut définir des jours de traitement, une fréquence de reporting (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle), des jours de réponse pour les enlèvements et des jours de settlement, ainsi que les méthodes de destruction de données et l’exigence ou non d’un certificat. La plateforme montre les conséquences là où le travail se fait : Pipeline peut filtrer sur les éléments hors SLA, et une commande entrante qui a dépassé la fenêtre de settlement du contrat le dit sur sa page détail, en jours.

Cycle de vie

Un contrat est créé en brouillon et ne devient l’accord qui fait loi que lorsque quelqu’un ayant le bon rôle l’active. Ensuite, il peut être renouvelé, résilié, remplacé par un successeur, ou expirer à sa date de fin. Ces transitions, qui a le droit d’appuyer sur quel bouton et ce qu’il advient du travail en cours sont décrits dans l’article sur le cycle de vie des contrats.