Ciclo de vida del contrato: Borrador, Activo, Caducado, Reemplazado, y quién puede pulsar el botón
Un contrato dirige precios, SLA y reglas de evidencias, así que el momento en que empieza a contar es un acto deliberado con un nombre detrás.
El gestor de cuentas cerró el acuerdo el jueves. El PDF firmado llega el lunes. La primera recogida es el miércoles. En algún punto de esa semana el contrato tiene que pasar de “lo que acordamos” a “lo que la plataforma aplica”, y alguien tiene que ser quien lo diga. Cada contrato lleva uno de cinco estados: Borrador, Activo, Caducado, Terminado o Reemplazado. Cada transición es su propio botón, con sus condiciones, su comprobación de rol y su línea de Actividad. Ninguna ocurre a través de Editar.
Activar
Un contrato nuevo es un borrador. Se convierte en el acuerdo que manda cuando un administrador, un gerente o un usuario comercial pulsa Activar contrato. El diálogo muestra primero un resumen de preparación: fechas, líneas de servicio, precios, workflow, documento vinculado y, en devoluciones de leasing, los datos del leasing. Solo una cosa bloquea: una fecha de fin igual o anterior a la de inicio, o ya pasada. Que falten servicios, tarifa, workflow o documento son avisos: se reconocen en el diálogo y quedan registrados junto con la activación en Actividad, así que “¿alguien se dio cuenta de que no había tarifa?” tiene respuesta. Una fecha de inicio en el futuro está permitida: el acuerdo está cerrado, el plazo empieza más tarde.
Terminar
Terminar solo existe en un contrato activo, para administrador y gerente. Un motivo de al menos doce caracteres es obligatorio y acaba en Actividad. La fecha por defecto es hoy, se puede retrotraer hasta la fecha de inicio —el papeleo va con retraso— y nunca queda en el futuro. Las recogidas y los pedidos entrantes en marcha se muestran como recuentos; terminar sigue siendo posible y ese trabajo acaba con las condiciones con las que empezó. Terminado es definitivo.
Volver a borrador
Volver a borrador está en un contrato activo mientras no cuelguen de él recogidas, pedidos entrantes, liquidaciones ni paquetes de evidencias; un documento vinculado no cuenta. En cuanto existe trabajo real, el botón desaparece y solo queda Terminar. Solo administrador y gerente. Un contrato con historia no puede fingir que nunca estuvo activo.
Caducidad, renovación y el preaviso
Cada mañana la plataforma repasa los contratos activos cuya fecha de fin ha pasado. Con la renovación automática activada y un plazo de renovación en meses relleno, la fecha de fin avanza por plazos enteros hasta volver a quedar en el futuro, el contrato sigue activo y administradores y gerentes reciben un mensaje en la app. Si no, el contrato pasa a Caducado y se avisa a las mismas personas. Un contrato sin fecha de fin no caduca nunca. Con los días de preaviso de renovación configurados, administradores y gerentes reciben exactamente un mensaje con esa antelación: “se renueva el” cuando la renovación automática puede dispararse, y “caduca el” en caso contrario.
Renovar está disponible en un contrato activo o caducado para administrador, gerente y comercial: una fecha de fin nueva posterior a hoy y a la fecha de fin actual, un motivo opcional, las mismas condiciones. Es la única forma de salir de Caducado.
Crear sucesor
Unas condiciones nuevas merecen un contrato nuevo, no uno viejo editado. Crear sucesor en un contrato activo genera un borrador nuevo con su propio número que copia servicios y tarifas, precios, SLA, certificaciones exigidas, datos del leasing, regla de evidencias, workflow y ajustes de renovación. Los documentos y las notas se quedan con el original. El original sigue en vigor hasta que se activa el sucesor; entonces pasa a Reemplazado, con un enlace hacia delante. El trabajo en marcha bajo el original acaba con las condiciones antiguas; el trabajo nuevo toma el sucesor. Un sucesor cada vez.
El acuerdo firmado
Los documentos en ReVend no tienen tipo, así que la sección Documentos del contrato permite a quien pueda activar marcar un documento vinculado como Acuerdo firmado; el diálogo de activación lo muestra por su nombre. En Settings > Core > Contratos, el interruptor Exigir un acuerdo firmado marcado antes de activar está desactivado por defecto. Desactivado, un acuerdo que falta es un aviso; activado, la activación se bloquea hasta que un documento vinculado lleve la marca, también para un sucesor, aunque no para renovar. La plataforma no verifica firmas: registra qué documento es el acuerdo y deja que su organización decida si eso es una condición dura.
Quién puede hacer qué
Crear, editar, activar, renovar y crear un sucesor son de administrador, gerente y comercial: la gente que cierra el acuerdo. Terminar y volver a borrador se quedan con administrador y gerente. Almacén, operador, finanzas y lector leen contratos: sin Editar, sin Activar, sin botón de contrato nuevo, y una llamada directa al servidor se rechaza y se registra. Dos personas pulsando Activar en el mismo segundo no pueden acertar las dos.
Qué muestran los selectores
Donde su equipo elige un contrato para un pedido entrante o una recogida nuevos, los contratos activos aparecen con normalidad y los borradores llevan la etiqueta “Borrador”: un ITAD suele planificar la primera recogida mientras la firma sigue en el correo. Los contratos terminados, caducados y reemplazados no aparecen nunca. En un pedido existente, el nombre del contrato vinculado sigue siendo legible aunque ese contrato haya terminado. El pasado se puede leer; simplemente ya no se puede elegir.