Contratos: donde se decide el dinero

Un contrato en ReVend OS define las reglas del juego entre su organización y un cliente. Qué servicios presta, cómo los cobra, cuáles son los SLA, por qué workflow pasan los activos y cómo fluye el dinero cuando todo está hecho. Es el documento que resuelve las discusiones antes de que empiecen, suponiendo que alguien lo haya rellenado.

Por qué los contratos importan más de lo que parece

En ITAD, cada cliente es distinto. Uno paga por dispositivo. Otro paga por kilo. Un tercero insiste en un modelo de participación en los ingresos que costó cuatro reuniones negociar y que sigue confundiendo a todo el departamento de contabilidad. Sin un contrato en el sistema, cada liquidación se convierte en un debate.

Los contratos se enganchan a las empresas y fluyen hasta los pedidos entrantes, las recogidas, las liquidaciones y las evidencias. Un contrato tiene un tipo —servicio ITAD, devolución de leasing, remarketing, reciclaje o consultoría— y una plantilla de workflow, elegida al crearlo a partir del valor por defecto de su tenant o derivada del tipo. Ese workflow es la fuente para cada activo recibido bajo el contrato; cambiar después el valor por defecto del tenant no redirige en silencio los contratos en marcha.

Cinco modelos de precios

Por unidad es una tarifa por dispositivo, con tarifas separadas por categoría: portátil, sobremesa, estación de trabajo, servidor, monitor, teléfono, tableta y otros. Habitual en contratos de destrucción de datos donde al cliente no le importa el valor residual. Por kilogramo cobra por peso; habitual en contratos de reciclaje y en equipo de grado commodity que nadie va a probar uno a uno. Participación en los ingresos da al cliente un porcentaje de lo que cada dispositivo se vendió realmente. La liquidación toma su base por línea: el precio de venta donde hubo venta, una estimación donde todavía no la hubo y cero para un dispositivo que se fue a reciclaje. Tarifa fija es un importe recurrente por mes, trimestre o año, para el cliente que quiere una factura previsible. Híbrido combina modelos bajo un mismo contrato.

La devolución de leasing no es un modelo de precios, es un tipo de contrato. Los datos del leasing —empresa de leasing, número de contrato, plazo, fechas— viven en el contrato; las reglas de repercusión por daños viven en la información de devolución de leasing del pedido entrante.

La tarifa no es opcional, en espíritu

Los campos de precio están en la pantalla de creación, con los mismos campos que la de edición, así que la tarifa se puede introducir en cuanto se teclea el acuerdo. Un contrato se puede guardar y activar sin ella, pero el diálogo de activación lo dice con todas las letras y pide un reconocimiento explícito de que el contrato liquida a cero hasta que se añada una tarifa. Y cuando finanzas abre Nuevo asentamiento, un contrato sin tarifa lleva la insignia “Sin tarifa” y se rechaza: el diálogo explica que la liquidación calcularía cero y los devuelve al contrato.

El contrato decía 4,50 €. El sistema calculó 4,50 €. El sistema también se niega a calcular 0,00 € sin decirle por qué.

SLA

Cada contrato puede definir días de procesamiento, una frecuencia de reporte (semanal, quincenal, mensual, trimestral), días de respuesta a recogidas y días de liquidación, además de los métodos de destrucción de datos y si se exige certificado. La plataforma enseña las consecuencias donde se hace el trabajo: Pipeline puede filtrar los artículos fuera de SLA, y un pedido entrante que ha pasado la ventana de liquidación del contrato lo dice en su página de detalle, en días.

Ciclo de vida

Un contrato se crea como borrador y solo se convierte en el acuerdo que manda cuando alguien con el rol adecuado lo activa. A partir de ahí se puede renovar, terminar, sustituir por un sucesor o caducar en su fecha de fin. Esas transiciones, quién puede pulsar cada botón y qué pasa con el trabajo en marcha se describen en el artículo sobre el ciclo de vida del contrato.