Contactos: las personas que hay detrás de los palés

Una empresa es una entidad jurídica. Tiene número de VAT y dirección. Pero nunca ha cogido el teléfono para preguntarle por una liquidación. Eso lo hacen las personas. Los contactos son las personas.

Por qué importan los contactos

Cuando llega un envío y la mitad de los números de serie no cuadran con el manifiesto, usted no llama a “Econocom”. Llama a Pieter, porque Pieter es quien montó el manifiesto y quizá sepa por qué el portátil número 47 es un ThinkPad y no un Latitude.

Cuando la liquidación necesita aprobación, usted no escribe a “ING Bank”. Escribe a Sandra, del equipo de gestión de activos, porque Sandra es la persona que puede pulsar el botón de aprobar. O reenviárselo a alguien que pueda. Los contactos son los humanos que hacen que la relación comercial funcione.

Estructura de un contacto

Cada contacto pertenece a exactamente una empresa. Tiene un nombre, un cargo, un departamento, un idioma preferido y una vía preferida para que le contacten, además de las vías reales para localizarle: teléfonos tipificados como móvil, oficina, directo o fax; direcciones de correo tipificadas como trabajo, personal, facturación u otra; y enlaces sociales de LinkedIn, X, Xing, WhatsApp, Facebook y YouTube. Un teléfono y un correo se pueden marcar como los principales de esa persona.

Sí, WhatsApp. Porque en el mundo ITAD la mitad de sus negociaciones ocurren en WhatsApp y la otra mitad en un idioma que su ERP no habla. Al menos ahora puede pulsar el enlace de WhatsApp directamente desde la ficha del contacto en lugar de buscar el número en el móvil.

Contactos principales

Un contacto por empresa se puede marcar como principal. Cuando su equipo abre el selector de contactos en un pedido de entrada nuevo, esa marca se ve, así que la persona correcta es la elección obvia y no un examen de memoria. Suele ser quien responde a los correos el mismo día laborable. Por experiencia, nunca es el CEO y siempre es alguien cuyo cargo contiene la palabra “operaciones” o “logística”.

Funciones y etiquetas de contacto

Cada contacto lleva una función. Las funciones no son una lista fija cocida en el software: el inquilino mantiene su propio catálogo en Settings, con las funciones de sistema que trae la plataforma y lo que su organización añada encima. Las funciones son un filtro en la lista de contactos, así que “quién lleva la logística en esta empresa de leasing” es una pregunta de dos clics. Las etiquetas vienen del mismo sistema universal de etiquetas que empresas y documentos, y se pueden asignar al crear el contacto o después, en la página de detalle. ¿Necesita discutir sobre calificación? Filtre por técnico. (Es broma. Todo el mundo discute sobre calificación.)