Notas, llamados y el arte de no olvidar
Notas de entidad, registro de comunicaciones y por qué su memoria no es una función de CRM.
Llamaste al cliente hace dos semanas. Dijeron algo importante sobre el momento del próximo regreso de su flota. Estás bastante seguro de que era marzo. O abril. Lo escribiste en una nota adhesiva que ahora está en tu monitor, debajo de tu teclado o en la papelera de reciclaje. Esto no es un sistema.
Enotas de entidad
Eda contacto (y cada empresa) tiene una sección de notas. Haga clic en "Agregar nota". Escribe lo que pasó. Se guarda con una marca de tiempo y su nombre. La próxima vez que alguien de su equipo abra este contacto, la nota estará ahí. No más "¿alguien habló con ellos sobre el envío retrasado?" Sí. El martes. Lo dice aquí mismo.
Notes admite Markdown, porque a veces necesita viñetas o texto en negrita y, a veces, solo necesita escribir "LLAMADO: QUIEREN RECOGIDA ANTES DEL 15 DE MARZO" en mayúsculas. Ambas son estrategias de comunicación válidas.
¿Por qué no utilizar simplemente el correo electrónico?
Porque el correo electrónico es entre dos personas. Las notas son entre un equipo y un cliente. Cuando se va de vacaciones durante dos semanas, su colega no necesita leer su bandeja de entrada: necesita leer las notas en la tarjeta de contacto. Los relevantes. En orden cronológico. Con suficiente contexto para saber qué está pasando sin una reunión de traspaso de 30 minutos.
Borrador de notas sobre nuevos contactos
Aquí hay una pequeña cosa que importa: cuando creas un nuevo contacto, ya puedes escribir notas antes de guardar. "Se reunió en el Foro ITAD 2025. Interesado en servicios de destrucción de datos para su flota de 2000 computadoras portátiles HP. Discusión sobre el presupuesto en el segundo trimestre". Presione Crear y la nota se guardará con el contacto. No es necesario crear primero, luego navegar hacia atrás y luego agregar notas. Un flujo. Un guardado.
La nota que desearías haber escrito
La nota más valiosa es siempre la de hace seis meses que no pensaste que fuera importante en ese momento. "El cliente mencionó que está considerando cambiar de Blancco a Certus" se vuelve muy importante cuando planifica su hoja de ruta de integración. "El contacto parecía frustrado con el proveedor actual de ITAD" se vuelve muy importante cuando les ofreces un trato.
Escribe la nota. Te lo agradecerás a ti mismo. O tu colega te lo agradecerá. De cualquier manera, alguien agradecerá que hayas pasado treinta segundos escribiendo en lugar de confiar en tu memoria.