Finance-Korrekturen: die Invoice gutschreiben, niemals bearbeiten

Receiving zählt zwölf Geräte weniger, als das Manifest sagte. Die Invoice ging vor drei Wochen raus, und der Kunde hat sie bezahlt. Es gibt eine Version dieser Geschichte, in der jemand das Original öffnet und eine Menge so lange bearbeitet, bis die Summe besser aussieht. Das ist keine Korrektur; das ist ein neu gezeichneter Stadtplan, auf dem die falsche Abzweigung verschwindet. Die Antwort der Plattform ist ein zweites Dokument, das auf das erste zeigt.

Die verknüpfte Gutschrift

Aus einer gesendeten, angesehenen, überfälligen oder bezahlten Invoice öffnet Gutschrift erstellen den Korrekturablauf. Finance wählt die Quellzeilen aus, schreibt pro Zeile eine volle oder teilweise Menge oder einen Betrag gut — der Dialog zeigt, wie viel von jeder Zeile noch gutschreibbar ist, und weist alles darüber ab —, wählt eine Korrekturkategorie, benennt die nachgelagerte Auswirkung und schreibt einen Grund in Worten. „Fehlmenge beim Receiving bestätigt; 12 fehlende Geräte aus INV-123 werden gutgeschrieben“ ist ein Grund. „Korrektur“ nicht.

Fünf Arten von Folge

Die Auswirkung wird ausdrücklich gewählt, weil sie entscheidet, wer noch Arbeit hat: nur buchhalterisch, Rückerstattung nachfassen, Payout-Anpassung, Settlement-Anpassung oder Dispute und Behebung. Eine verknüpfte Gutschrift läuft durch draft, sent, applied, cancelled und rejected. Eine gesendete lässt sich mit Grund stornieren oder ablehnen, solange sie nicht applied ist; beide bleiben auf der Quell-Invoice als Historie sichtbar, und keine von beiden zählt ins Netto nach Gutschrift. Die Quell-Invoice zeigt weiterhin die gutgeschriebene Summe, das Netto nach Gutschrift und was noch gutschreibbar ist, und die Invoice-Liste meldet jede Invoice netto ihrer aktiven Gutschriften. Über der Liste sitzt ein Follow-up-Band für aktive Gutschriften, deren Auswirkung noch einen Menschen braucht, mit Gutschrift, Quell-Invoice, verantwortlicher Person und Betrag.

Der Export, den die Buchhaltung wirklich will

Die CSV aus der Invoice-Liste lädt die gesamte gefilterte Liste herunter statt der sichtbaren Seite, und sobald verknüpfte Gutschriften darin stehen, ist diese CSV der Buchhaltungsexport. Jede Zeile trägt ihre Dokumentrolle, die Nummer der Quell-Invoice, das ursprüngliche Transaktionsdatum, Korrekturkategorie, Auswirkung und Grund, Brutto- und Nettosummen und eine Buchungsanweisung — damit ein Buchhalter eine Gutschrift ihrer Quelle zuordnen kann, ohne herauszufinden, welche negative Invoice zu welchem Verkauf gehörte. Es ist ein Export, kein Live-Sync in die Buchhaltung, und er funktioniert weiter, während eine Periode gesperrt ist: Die Sperre stoppt Dokumentänderungen, keine Downloads.

Das Abschlussdatum

Einstellungen > Core > Rechnungen enthält ein Feld mit echten Zähnen: ein Abschlussdatum. Dokumente mit einem Datum an oder vor diesem Tag verweigern Statuswechsel, Stornierung, Löschung, Ablehnung und gewöhnliche Bearbeitungen. Eine Korrektur an einer Invoice innerhalb einer geschlossenen Periode nimmt deshalb den einzig ehrlichen Weg, der bleibt — eine neue verknüpfte Gutschrift mit eigenem Dokumentdatum in einer offenen Periode, während das ursprüngliche Transaktionsdatum als Referenz sichtbar bleibt. Lassen Sie das Feld leer, bis Finance eine Periode wirklich geschlossen hat. Die Sperre tut genau das, was sie ankündigt.

Was sich noch löschen lässt, und wo das Geld schon weg ist

Ein Entwurf-Settlement lässt sich nur löschen, solange keine Invoice dafür existiert. Ein Hard Delete einer Invoice gibt es nur für einen eigenständigen Entwurf. Und wenn eine Gutschrift auf einer escrow-gedeckten Invoice landet, die bereits ausgezahlt wurde, erzeugt ihr Anwenden eine offene Settlement-Korrekturzeile, die die Quell-Invoice und die Gutschrift als Evidence trägt; Finance markiert diese Zeile mit einer Bankreferenz als bearbeitet oder mit einem Grund als fehlgeschlagen, unter /finance/escrow-settlements — dort werden auch Payout- und Rückerstattungs-Batches nach dem Lauf bei Ihrer Bank erfasst. Die Plattform hält fest, welchen Batch Sie ausgeführt haben. Sie tut nicht so, als hätte sie das Geld bewegt.