Invoices: ein VAT-Satz, und keine stillen Änderungen an einer versendeten

Monatsende, und der Buchhalter fragt nach der Invoice. Nicht nach dem Deal, nicht nach dem Settlement, nicht nach einem Screenshot einer Tabellenzelle — nach dem Dokument mit einer Nummer darauf. Auf der Plattform liegt dieses Dokument unter /finance/invoices und kommt in drei Typen: eine Invoice aus einem Settlement, eine eigenständige Services-Invoice und eine Gutschrift. Administratoren, Manager und Finance-User sehen sie; jede andere Rolle bekommt dieselbe Erklärseite wie im Rest des Finance-Moduls.

Die Liste vor der Seite

Suche über Rechnungsnummer, Kunde oder Settlement, Filter nach Status, Eingrenzung auf ein Unternehmen — alle drei laufen über die gesamte Invoice-Liste, bevor die aktuelle Seite gewählt wird, sodass ein Treffer auf Seite vier immer noch ein Treffer ist. Die Liste zeigt bezahlte und offene Summen mit der Zahl der überfälligen als rotes Badge daneben, und die Fußzeile sagt, welchen Ausschnitt Sie sehen, wie viele Invoices getroffen wurden, und lässt Sie auf jede Seite springen. Eine Invoice mit aktiven Gutschriften zeigt ihre Nettosumme mit dem gutgeschriebenen Betrag darunter, sodass die Liste nie eine Zahl meldet, die eine Gutschrift längst reduziert hat.

Ein VAT-Satz pro Dokument

Eine Invoice trägt Positionen, eine Zwischensumme, einen VAT-Satz, den VAT-Betrag, den dieser Satz ergibt, und eine Gesamtsumme — in der eigenen Währung der Invoice, formatiert in der Sprache, in der Sie die App nutzen. Ein Satz, gesetzt auf dem Dokument von der Person, die es anlegt. Die Plattform leitet keine Jurisdiktion ab, rät nicht an einer Art der Lieferung herum und entscheidet nicht an Ihrer Stelle, welche Behandlung gilt. Ihr Finance-Team kennt die Regel für diesen Kunden; das Dokument hält fest, was angewendet wurde. Zahlen auf einem Steuerdokument sollten von jemandem kommen, den man dazu befragen kann.

Wie weit der Status wandert

Die Status sind draft, sent, viewed, paid und overdue, dazu cancelled und, für Gutschriften, rejected. Der Next-Action-Button schiebt einen Entwurf auf sent und eine gesendete, angesehene oder überfällige Invoice auf paid. Ein Hard Delete existiert nur für einen eigenständigen Entwurf: Was einmal versendet wurde, wird storniert oder korrigiert, und eine bezahlte Invoice bleibt als Finanzhistorie stehen. Wenn ein Kunde sagt, er findet seine Invoice im Trade-in-Portal nicht, prüfen Sie zuerst, ob sie noch ein Entwurf ist, bevor Sie irgendetwas anderes prüfen.

Korrekturen

Eine Invoice, die sich als falsch herausstellt, bekommt eine Gutschrift, keine Bearbeitung. Aus einer gesendeten, angesehenen, überfälligen oder bezahlten Invoice baut Gutschrift erstellen eine verknüpfte Gutschrift, die die Quell-Invoice, die gutgeschriebenen Zeilen, den Grund und den Audit Trail zusammenhält, und die Quell-Invoice zeigt weiterhin die gutgeschriebene Summe, das Netto nach Gutschrift und was noch gutschreibbar ist. Dieser Ablauf, das Follow-up-Band und die Buchungsperiodensperre haben ihren eigenen Artikel: Finance-Korrekturen: die Invoice gutschreiben, niemals bearbeiten.

Die druckbare Invoice

/finance/invoices/[id]/report ist die druckbare Ansicht: der Kopfblock mit der VAT-Nummer, die Rechnungsempfängerdaten mit der VAT-Nummer des Kunden, Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, das verknüpfte Settlement, wo es eines gibt, die Positionen, die Zwischensumme, die VAT-Zeile mit ihrem Satz, der fällige Gesamtbetrag und die Zahlungsinformationen mit der Bankreferenz. Drucken Sie sie oder speichern Sie sie als PDF aus dem Browser. Sie rendert in der Sprache der Person, die sie anlegt, oder in der des Kunden, für den sie gedacht ist.