Vertragslebenszyklus: Entwurf, Aktiv, Abgelaufen, Ersetzt — und wer den Button drücken darf
Ein Vertrag steuert Preise, SLAs und Nachweisregeln, also ist der Moment, ab dem er zählt, eine bewusste Handlung mit einem Namen dahinter.
Der Account Manager hat den Deal am Donnerstag abgeschlossen. Das unterschriebene PDF kommt am Montag. Die erste Abholung ist am Mittwoch. Irgendwo in dieser Woche muss der Vertrag von „was wir vereinbart haben“ zu „was die Plattform durchsetzt“ werden — und jemand muss derjenige sein, der das gesagt hat. Jeder Vertrag trägt einen von fünf Status: Entwurf, Aktiv, Abgelaufen, Beendet oder Ersetzt. Jeder Übergang ist ein eigener Button mit eigenen Bedingungen, eigener Rollenprüfung und eigener Zeile im Aktivitätsverlauf. Keiner davon passiert über Bearbeiten.
Aktivieren
Ein neuer Vertrag ist ein Entwurf. Er wird zur geltenden Vereinbarung, wenn jemand mit der Rolle Administrator, Manager oder Vertrieb Vertrag aktivieren drückt. Der Dialog zeigt zuerst eine Bereitschaftsübersicht: Daten, Service-Lines, Preise, Workflow, verknüpftes Dokument und bei Leasingrückgaben die Leasingdetails. Nur eines blockiert: ein Enddatum am oder vor dem Startdatum oder ein Enddatum, das bereits vergangen ist. Fehlende Services, ein fehlender Satz, Workflow oder Dokument sind Warnungen — im Dialog bestätigt und mit der Aktivierung im Aktivitätsverlauf festgehalten, damit „ist eigentlich jemandem aufgefallen, dass kein Satz drin war“ eine Antwort hat. Ein Startdatum in der Zukunft ist erlaubt: Der Deal ist zu, die Laufzeit beginnt später.
Beenden
Beenden gibt es nur auf einem aktiven Vertrag, für Administrator und Manager. Eine Begründung von mindestens zwölf Zeichen ist Pflicht und landet im Aktivitätsverlauf. Das Datum steht standardmäßig auf heute, darf bis zum Startdatum zurückdatiert werden — Papierkram hinkt hinterher — und liegt nie in der Zukunft. Laufende Collections oder Inbound Orders werden als Zahlen angezeigt; beenden bleibt möglich, und diese Arbeit läuft zu den Bedingungen zu Ende, unter denen sie begonnen hat. Beendet ist endgültig.
Zurück zum Entwurf
Zurück zum Entwurf steht auf einem aktiven Vertrag, solange keine Collections, Inbound Orders, Settlements oder Nachweispakete darunter hängen; ein verknüpftes Dokument zählt nicht. Sobald echte Arbeit existiert, verschwindet der Button und es bleibt nur Beenden. Nur Administrator und Manager. Ein Vertrag mit Historie kann nicht so tun, als wäre er nie aktiv gewesen.
Ablauf, Verlängerung und die Kündigungsfrist
Jeden Morgen behandelt die Plattform aktive Verträge, deren Enddatum vorbei ist. Mit Automatisch verlängern an und einer eingetragenen Verlängerungslaufzeit in Monaten rollt das Enddatum um ganze Laufzeiten vorwärts, bis es wieder in der Zukunft liegt, der Vertrag bleibt aktiv, und Administratoren und Manager bekommen eine Nachricht in der App. Andernfalls wird der Vertrag Abgelaufen und dieselben Personen werden informiert. Ein Vertrag ohne Enddatum läuft nie ab. Sind Vorlauftage für die Verlängerung gesetzt, bekommen Administratoren und Manager genau eine Nachricht so viele Tage vorher — „verlängert sich am“, wenn die automatische Verlängerung greifen kann, sonst „läuft ab am“.
Verlängern steht auf einem aktiven oder abgelaufenen Vertrag für Administrator, Manager und Vertrieb zur Verfügung: ein neues Enddatum nach heute und nach dem aktuellen Enddatum, eine optionale Begründung, gleiche Bedingungen. Es ist der einzige Weg aus Abgelaufen zurück.
Nachfolger anlegen
Neue Bedingungen verdienen einen neuen Vertrag, keinen bearbeiteten alten. Nachfolger anlegen auf einem aktiven Vertrag erzeugt einen frischen Entwurf mit eigener Nummer, der Services und Sätze, Preise, SLA, verlangte Zertifizierungen, Leasingdetails, Nachweisregel, Workflow und Verlängerungseinstellungen kopiert. Dokumente und Notizen bleiben beim Original. Das Original gilt weiter, bis der Nachfolger aktiviert wird; dann wird es Ersetzt, mit einem Link nach vorn. Arbeit, die unter dem Original läuft, endet zu den alten Bedingungen; neue Arbeit nimmt den Nachfolger. Ein Nachfolger zur Zeit.
Die unterschriebene Vereinbarung
Dokumente in ReVend haben keinen Typ, deshalb kann im Dokumentenbereich des Vertrags jeder, der aktivieren darf, ein verknüpftes Dokument als Unterschriebene Vereinbarung markieren; der Aktivierungsdialog zeigt es mit Namen. Unter Einstellungen > Core > Verträge steht der Schalter Markierte unterschriebene Vereinbarung vor der Aktivierung verlangen, standardmäßig aus. Aus ist eine fehlende Vereinbarung eine Warnung; an ist die Aktivierung blockiert, bis ein verknüpftes Dokument die Markierung trägt — auch bei einem Nachfolger, nicht aber beim Verlängern. Die Plattform prüft keine Unterschriften; sie hält fest, welches Dokument der Deal ist, und überlässt Ihrer Organisation die Entscheidung, ob das eine harte Bedingung ist.
Wer was darf
Anlegen, bearbeiten, aktivieren, verlängern und einen Nachfolger anlegen gehören Administrator, Manager und Vertrieb — den Leuten, die den Deal abschließen. Beenden und Zurücksetzen bleiben bei Administrator und Manager. Lager, Operator, Finanzen und Betrachter lesen Verträge: kein Bearbeiten, kein Aktivieren, kein Button für einen neuen Vertrag, und ein direkter Serveraufruf wird abgewiesen und protokolliert. Zwei Personen, die in derselben Sekunde Aktivieren drücken, können nicht beide Erfolg haben.
Was die Auswahllisten zeigen
Wo Ihr Team einen Vertrag für eine neue Inbound Order oder Collection auswählt, erscheinen aktive Verträge normal und Entwürfe mit dem Label „Entwurf“ — ein ITAD plant die erste Abholung oft, während die Unterschrift noch in der Post ist. Beendete, abgelaufene und ersetzte Verträge erscheinen nie. Auf einer bestehenden Order bleibt der Name des verknüpften Vertrags lesbar, auch nachdem dieser Vertrag geendet hat. Die Vergangenheit ist lesbar; sie lässt sich nur nicht mehr auswählen.