Verträge: wo über das Geld entschieden wird

Ein Vertrag in ReVend OS legt die Spielregeln zwischen Ihrer Organisation und einem Kunden fest. Welche Services Sie erbringen, wie Sie sie bepreisen, welche SLAs gelten, durch welchen Workflow die Assets laufen und wie das Geld fließt, wenn alles erledigt ist. Es ist das Dokument, das Diskussionen beendet, bevor sie anfangen — vorausgesetzt, jemand hat es ausgefüllt.

Warum Verträge wichtiger sind, als man denkt

In ITAD ist jeder Kunde anders. Einer zahlt pro Gerät. Ein anderer pro Kilo. Ein dritter besteht auf einem Umsatzanteilsmodell, das vier Meetings zur Verhandlung brauchte und die Buchhaltung immer noch verwirrt. Ohne Vertrag im System wird jedes Settlement zur Debatte.

Verträge hängen an Unternehmen und wirken durch bis in Inbound Orders, Collections, Settlements und Nachweise. Ein Vertrag hat einen Typ — ITAD-Service, Leasingrückgabe, Remarketing, Recycling oder Beratung — und ein Workflow-Template, gewählt beim Anlegen aus dem Standard Ihres Tenants oder abgeleitet aus dem Typ. Dieser Workflow ist die Quelle für jedes unter dem Vertrag angenommene Asset; den Tenant-Standard später zu ändern leitet laufende Verträge nicht still um.

Fünf Preismodelle

Pro Einheit ist ein Satz je Gerät, mit eigenen Sätzen pro Kategorie — Laptop, Desktop, Workstation, Server, Monitor, Telefon, Tablet, sonstige. Üblich bei Datenlöschverträgen, bei denen dem Kunden der Restwert egal ist. Pro Kilogramm bepreist nach Gewicht; üblich bei Recyclingverträgen und Commodity-Ware, die niemand einzeln testen wird. Umsatzanteil gibt dem Kunden einen Prozentsatz dessen, wofür jedes Gerät tatsächlich verkauft wurde. Das Settlement nimmt seine Grundlage pro Zeile: den Verkaufspreis, wo verkauft wurde, eine Schätzung, wo noch nicht, und null für ein Gerät, das ins Recycling ging. Fixgebühr ist ein wiederkehrender Betrag pro Monat, Quartal oder Jahr, für den Kunden, der eine planbare Rechnung will. Hybrid kombiniert Modelle in einem Vertrag.

Leasingrückgabe ist kein Preismodell, sondern ein Vertragstyp. Die Leasingdetails — Leasinggesellschaft, Leasingvertragsnummer, Laufzeit, Daten — stehen am Vertrag; die Chargeback-Regeln für Schäden stehen bei den Leasingrückgabe-Angaben der Inbound Order.

Der Satz ist dem Geist nach nicht optional

Die Preisfelder stehen auf dem Anlegen-Bildschirm, mit denselben Feldern wie beim Bearbeiten, damit der Satz eingetragen werden kann, sobald der Deal erfasst wird. Ein Vertrag lässt sich zwar auch ohne speichern und aktivieren — aber der Aktivierungsdialog sagt das mit klaren Worten und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung, dass der Vertrag bis zum Eintragen eines Satzes bei null abrechnet. Und wenn die Finanzabteilung Neues Settlement öffnet, trägt ein Vertrag ohne Satz das Badge „Kein Satz“ und wird abgewiesen: Der Dialog erklärt, dass das Settlement null ergäbe, und schickt sie zurück an den Vertrag.

Der Vertrag sagte 4,50 €. Das System berechnete 4,50 €. Das System weigert sich außerdem, 0,00 € zu berechnen, ohne Ihnen zu sagen, warum.

SLAs

Jeder Vertrag kann Bearbeitungstage, eine Reporting-Frequenz (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, quartalsweise), Reaktionstage für Abholungen und Settlement-Tage festlegen, dazu die Datenlöschmethoden und ob ein Zertifikat verlangt wird. Die Plattform zeigt die Konsequenzen dort, wo die Arbeit passiert: Die Pipeline kann auf Positionen filtern, die über SLA sind, und eine Inbound Order, die das Settlement-Fenster des Vertrags überschritten hat, sagt das auf ihrer Detailseite, in Tagen.

Lebenszyklus

Ein Vertrag entsteht als Entwurf und wird erst zur geltenden Vereinbarung, wenn jemand mit der passenden Rolle ihn aktiviert. Von dort kann er verlängert, beendet, durch einen Nachfolger ersetzt werden oder an seinem Enddatum ablaufen. Diese Übergänge, wer welchen Button drücken darf und was mit laufender Arbeit passiert, beschreibt der Artikel zum Vertragslebenszyklus.