Etiquetas: un catálogo para contactos, empresas, documentos y fotos
Cómo un solo catálogo de etiquetas sirve a cuatro tipos de registro sin convertir cada lista en una colección de pegatinas.
El sistema universal de etiquetas da a contactos, empresas, documentos y fotos un catálogo compartido. Una etiqueta “GDPR” tiene una definición y un modelo de alcance, aparezca en una empresa, en un contacto, en un documento o en la foto de una tapa agrietada. /settings/tags es el gestor del catálogo; la antigua dirección de etiquetas de contacto en /settings/core/contact-tags redirige allí.
El catálogo
Cada etiqueta tiene un nombre, la categoría bajo la que se agrupa, un alcance —cualquier combinación de contacto, empresa, documento y foto— y un indicador de activo. La página muestra las etiquetas de sistema y las propias agrupadas por categoría, con búsqueda y navegación. Una etiqueta puede ser solo de empresa (“Socio estratégico”), solo de documento (“Contrato marco de servicios”) o universal (“Relevante para GDPR”). El alcance decide dónde aparece la etiqueta en los selectores de un registro, para que el selector de una foto no se llene de etiquetas que solo tienen sentido en un contrato.
De sistema y propias
Las etiquetas de sistema vienen con la plataforma y se gestionan como un juego fijo. Las etiquetas propias son del inquilino: su equipo las crea, elige su alcance, las desactiva cuando dejan de ser útiles y las borra cuando fueron un error. Desactivar es la opción educada: la etiqueta deja de ofrecerse en registros nuevos mientras todo lo ya etiquetado conserva su significado. Las etiquetas se muestran en un único estilo neutro, deliberadamente. No hay selector de color, así que nadie tiene que decidir si “urgente” es rojo, salmón o un rosa ligeramente agresivo. El significado vive en el nombre y en el alcance. No en el tono.
Qué hace buena a una etiqueta
Las etiquetas funcionan mejor como rótulos cortos y reutilizables. Si una etiqueta necesita una frase para explicar lo que significa, probablemente sea una nota y no una etiqueta. Revise la lista de categorías antes de crear un casi duplicado: “Relevante para GDPR” y “Relevante GDPR” son dos filas, y dos filas son dos filtros, dos informes y una discusión. Como no hay fusión, el arreglo más barato es el buscador antes que el botón de crear.
Otras páginas de taxonomía
Las etiquetas no son la única taxonomía. /settings/industries contiene los sectores de las empresas, /settings/contact-roles las funciones de un contacto dentro de una empresa, /settings/services el catálogo de servicios y /settings/core/categories las categorías de dispositivo. Cada una es su propio catálogo, acotado a su propio dominio, y todas siguen la misma idea: una fila estructurada por la que se puede filtrar gana a un campo de texto libre del que solo se puede uno arrepentir.