Facturas: un solo tipo de VAT, y ninguna edición silenciosa de una factura enviada
Qué lleva una factura, hasta dónde puede moverse su estado, qué se puede borrar todavía y dónde está la versión imprimible.
Cierre de mes, y el contable pide la factura. No el trato, no la liquidación, no una captura de una celda de hoja de cálculo: el documento con un número. En la plataforma ese documento vive en /finance/invoices y viene en tres tipos: una factura generada desde una liquidación, una factura de servicios independiente y una nota de crédito. La ven los administradores, los gerentes y los usuarios de finanzas; cualquier otro rol recibe la misma página de explicación que en el resto del módulo de finanzas.
La lista antes que la página
Buscar por número de factura, cliente o liquidación, filtrar por estado, acotar a una empresa: los tres se aplican a la lista completa de facturas antes de elegir la página actual, así que una coincidencia en la página cuatro sigue siendo una coincidencia. La lista muestra los totales pagados y pendientes con el recuento de vencidas como insignia roja al lado, y el pie dice qué rango está viendo, cuántas facturas coincidieron, y permite saltar a cualquier página. Una factura con notas de crédito activas muestra su total neto con el importe acreditado debajo, así que la lista nunca informa de una cifra que una nota de crédito ya ha reducido.
Un solo tipo de VAT por documento
Una factura lleva líneas, un subtotal, un solo tipo de VAT, el importe de VAT que produce ese tipo y un total general, en la propia moneda de la factura y con el formato del idioma en el que usa la aplicación. Un tipo, fijado en el documento por quien lo crea. La plataforma no deduce una jurisdicción, no adivina un tipo de suministro ni decide por usted qué tratamiento aplica. Su equipo de finanzas conoce la regla para ese cliente; el documento registra lo que aplicó. Los números de un documento fiscal deberían venir de alguien a quien se le pueda preguntar por ellos.
Hasta dónde se mueve el estado
Los estados son Borrador, Enviado, Visto, Pagado y Vencido, más Cancelado, y Rechazada para las notas de crédito. El botón de siguiente acción mueve un borrador a enviado, y una factura enviada, vista o vencida a pagada. El borrado duro existe solo para un borrador independiente: todo lo que se ha enviado se cancela o se corrige, y una factura pagada se queda como historia financiera. Cuando un cliente diga que no encuentra su factura en el portal de Trade-In, compruebe si sigue siendo un borrador antes que ninguna otra cosa.
Correcciones
Una factura que resulta estar mal recibe una nota de crédito, no una edición. Desde una factura enviada, vista, vencida o pagada, Crear nota de crédito construye una nota de crédito vinculada que mantiene juntos la factura de origen, las líneas acreditadas, el motivo y el rastro de auditoría, y la factura de origen sigue mostrando el total acreditado, el neto después del crédito y lo que aún se puede acreditar. Ese flujo, la banda de seguimiento y el bloqueo de periodo contable tienen su propio artículo: Correcciones financieras: acredite la factura, nunca la edite.
La factura imprimible
/finance/invoices/[id]/report es la vista imprimible: el bloque de cabecera con el número de VAT, los datos de facturación con el número de VAT del cliente, el número de factura, las fechas de emisión y vencimiento, las condiciones de pago, la liquidación enlazada cuando la hay, las líneas, el subtotal, la línea de VAT con su tipo, el total a pagar y la información de pago con la referencia bancaria. Imprímala o guárdela como PDF desde el navegador. Se renderiza en el idioma de quien la crea, o en el del cliente al que va dirigida.