Correcciones financieras: acredite la factura, nunca la edite

Recepción cuenta doce dispositivos menos de los que decía el manifiesto. La factura salió hace tres semanas y el cliente la ha pagado. Existe una versión de esta historia en la que alguien abre el original y edita una cantidad hasta que el total queda mejor. Eso no es una corrección; eso es redibujar el mapa para que el desvío desaparezca. La respuesta de la plataforma es un segundo documento que apunta al primero.

La nota de crédito vinculada

Desde una factura enviada, vista, vencida o pagada, Crear nota de crédito abre el flujo de corrección. Finanzas elige las líneas de origen que va a acreditar, acredita una cantidad o un importe completo o parcial por línea —el diálogo muestra cuánto queda acreditable en cada línea y rechaza cualquier cosa por encima—, escoge una categoría de corrección, declara el impacto posterior y escribe un motivo con palabras. “Faltante confirmado durante la recepción; se acreditan 12 dispositivos ausentes de INV-123” es un motivo. “Arreglo” no lo es.

Cinco clases de consecuencia

El impacto se elige de forma explícita, porque decide quién sigue teniendo trabajo: Solo contabilidad, Seguimiento de refund requerido, Ajuste de payout requerido, Ajuste de settlement requerido o Seguimiento de disputa o remediación. Una nota de crédito vinculada recorre Borrador, Enviada, Aplicada, Cancelada y Rechazada. Una enviada se puede cancelar o rechazar con un motivo mientras no se haya aplicado; las dos siguen visibles en la factura de origen como historia, y ninguna cuenta en el neto después del crédito. La factura de origen sigue mostrando el total acreditado, el neto después del crédito y lo que aún se puede acreditar, y la lista de facturas informa de cada factura en neto de sus notas de crédito activas. Encima de la lista hay una banda de seguimiento para las notas de crédito activas cuyo impacto todavía necesita a una persona, con la nota de crédito, la factura de origen, el responsable y el importe.

El export que contabilidad quiere de verdad

El CSV de la lista de facturas descarga la lista filtrada completa y no la página visible, y desde que lleva notas de crédito vinculadas, ese CSV es el export contable. Cada fila lleva su rol documental, el número de la factura de origen, la fecha de transacción original, la categoría de corrección, el impacto y el motivo, los totales bruto y neto, y una instrucción de contabilización, de modo que un contable puede adjuntar una nota de crédito a su origen sin averiguar qué factura negativa pertenecía a qué venta. Es un export, no una sincronización contable en vivo, y sigue funcionando mientras un periodo está bloqueado: el bloqueo detiene los cambios en documentos, no las descargas.

La fecha de cierre

Settings > Core > Facturas contiene un campo con dientes de verdad: una fecha de cierre. Los documentos fechados en esa fecha o antes rechazan cambios de estado, cancelación, borrado, rechazo y ediciones corrientes. Una corrección sobre una factura dentro de un periodo cerrado toma por tanto la única vía honesta que queda: una nota de crédito vinculada nueva con su propia fecha de documento en un periodo abierto, mientras la fecha de transacción original sigue visible como referencia. Deje el campo vacío hasta que finanzas haya cerrado un periodo de verdad. El bloqueo hace exactamente lo que dice.

Qué se puede borrar todavía, y qué dinero ya se ha ido

Un borrador de liquidación solo se puede borrar mientras no exista una factura para él. El borrado duro de una factura solo está disponible para un borrador independiente. Y cuando una nota de crédito aterriza en una factura respaldada por escrow que ya ha pagado, aplicarla crea una fila pendiente de corrección de liquidación que lleva como evidencia la factura de origen y la nota de crédito; finanzas marca esa fila como procesada con una referencia bancaria, o como fallida con un motivo, en /finance/escrow-settlements, que es también donde se registran los lotes de payout y de refund después de ejecutarlos en su banco. La plataforma registra el lote que usted ejecutó. No finge que ha movido el dinero.