Órdenes entrantes: el manifiesto que no miente

Cada camión que entra en el muelle trae una historia. El contrato dice una cosa. El conductor dice otra. Las etiquetas de los palets dicen una tercera. La orden entrante es donde convergen esas historias y donde, si se hace bien, se concilian antes de que los activos se conviertan en inventario.

Cinco tipos de entrada

Una orden entrante tiene un tipo que dice qué clase de llegada es: estándar (una compra puntual o un trade-in), devolución de arrendamiento (equipo de fin de leasing, con reglas de contracargo en la orden), recompra (usted lo vendió, el cliente lo devuelve), reciclaje (solo downstream, sin reventa) o donación. El tipo describe la naturaleza comercial del envío. El flujo de trabajo que recorren los activos viene del contrato bajo el que se coloca la orden: la plantilla de flujo se eligió al crear ese contrato y es la misma para todas las órdenes que cuelgan de él.

Números y estados

Cada orden recibe un número del estilo INB-2026-00017, emitido por inquilino y por año por un contador de la base de datos con el que dos compañeros que crean órdenes en el mismo segundo no pueden colisionar. La orden avanza por Borrador, Confirmado, En tránsito, Llegó, Recibiendo, Recibido y después Completado o Cancelado. Su equipo hace avanzar el estado paso a paso y puede retrocederlo donde su rol lo permita. Editar pedido —cliente, contrato, datos de contacto, cantidad esperada, llegada prevista, referencias, notas— está disponible hasta Recibido; a partir de ahí la orden queda bloqueada, con el motivo en pantalla, porque el registro de lo que llegó no debería moverse después de haber llegado.

Manifiestos

Toda orden entrante puede llevar un manifiesto esperado: las líneas que el cliente dijo que venían, importadas desde Excel o CSV. El manifiesto no es la verdad, es la afirmación. La recepción es donde esa afirmación se concilia con la realidad: la pestaña de coincidencias muestra cada línea como Emparejado, Pendiente, Parcial, Desaparecido o Adicional, y las líneas pendientes pueden recibirse en masa con una sola condición cuando 200 máquinas idénticas aparecen exactamente como se prometió. Exportar CSV escribe los activos recibidos y las líneas de manifiesto aún abiertas en un mismo archivo, para el cliente que quiere ver las dos columnas una al lado de la otra.

Reportaje fotográfico

Toda orden entrante tiene un reportaje fotográfico: una vista lista para imprimir de las fotos que sus operadores tomaron en la admisión, anclada a la orden. Es el artefacto que evita la discusión de “este Dell ya traía la bisagra rota, no, no la traía” tres semanas después. Si la orden todavía no tiene activos recibidos, o tiene activos pero no fotos, el informe lo dice en un aviso visible, e imprimir o guardar en PDF pide confirmación antes. Un informe vacío puede ser útil de puertas adentro; nunca debería salir del edificio con aspecto de prueba.

De dónde vino la orden

Una orden entrante que empezó su vida como una recogida muestra esa recogida en su cabecera, así que cualquiera en el muelle puede comprobar dónde se prometió, se planificó y se entregó la mercancía antes de que empezara la recepción. Si el traspaso automático desde una recogida entregada falló, la página de la recogida conserva un botón Crear pedido de entrada hasta que haya una orden enlazada: mismo camino de creación, sin volver a teclear nada.

Por qué una orden no es una sesión

Una orden entrante es la promesa contractual. Una sesión de recepción es la recepción física. Son entidades separadas por un motivo: vea el artículo sobre sesiones de recepción. La orden sigue abierta a lo largo de varias sesiones si un mismo envío llega en dos camiones, y la pestaña de activos recibidos busca en todo lo recibido bajo la orden antes de paginar, así que los números de serie del octavo palet se encuentran igual de bien que los del primero.