Documentos: dónde viven realmente los PDF

Toda operación ITAD genera documentos. Contratos, certificados, manifiestos, conocimientos de embarque, reportajes fotográficos, informes de auditoría, paquetes de evidencia. En demasiadas operaciones esos documentos viven en una carpeta compartida que se llama algo así como “Certificados 2025 FINAL (2)”, y la pregunta “dónde está el certificado del activo X” se responde buscando en el correo. ReVend OS es la alternativa.

El enlace polimórfico

Un documento en la plataforma no flota libre. Está enlazado a un registro. Una tabla de documentos, muchos tipos posibles de padre. Desde la página general de documentos, el selector de enlace ofrece empresas, contactos y recogidas; los registros más concretos adjuntan documentos desde sus propias páginas: un certificado de borrado se sube en el activo y se enlaza exactamente como tal, un acuerdo firmado se sube en el contrato. Un documento que pertenece a una empresa aparece en la empresa. Sin subidas duplicadas, sin búsqueda del tesoro.

Etiquetas

Los documentos comparten el sistema universal de etiquetas con empresas y contactos. Una etiqueta “GDPR” en un documento puede convivir con contratos y contactos etiquetados igual. Una taxonomía gana a cinco rituales de carpetas de colores.

Almacenamiento

Documentos, fotos, firmas y archivos de evidencia viven en buckets de Supabase Storage aislados por inquilino, con URL firmadas y comprobación de cuota. Vercel Blob se usa para los avatares, no para evidencia operativa. El uso de almacenamiento se agrega por inquilino, y los avisos de cuota o los bloqueos de subida usan la misma capa de paquetes y límites que el resto del consumo.

Cómo encontrar las cosas

/general/documents es el navegador entre entidades: busque por nombre y luego acote por tipo de archivo, etiqueta o tipo de registro al que está enlazado el documento. La búsqueda y los filtros recorren todo el almacén antes de elegir la página, con el total de coincidencias y el número de páginas a la vista. Sirve para cuando “subí esa adenda el mes pasado” es toda la pregunta de negocio. Gana por un orden de magnitud a buscar en el correo, y el correo partía de un listón bajísimo.

Borrar es una decisión, no una pulsación

Borrar un documento abre un diálogo que primero consulta en el servidor a qué está enlazado el archivo, dónde es visible y si algo impide el borrado. Solo entonces se habilita el botón. La evidencia que un auditor puede pedir dentro de tres años no debería desaparecer porque un pulgar resbaló en una tableta.

Dos documentos con un trabajo

En un contrato, un documento enlazado puede marcarse como el acuerdo firmado; un inquilino puede convertir esa marca en un requisito antes de que un contrato pase a activo. Un paquete de evidencia terminado que no tenga detrás una solicitud de recogida se puede enviar por correo directamente a los contactos del cliente —el contacto de la orden más las fichas de contacto de la empresa, con direcciones adicionales si hacen falta— como enlace de descarga firmado y con caducidad, quedando registrados el envío y la caducidad. El PDF sale del edificio; la constancia de su salida se queda.

Marcharse limpiamente

El propietario de un inquilino puede purgar el almacenamiento del inquilino, y esa acción también enseña una previsualización de lo que se va antes de que se vaya nada. Los datos son del inquilino, incluido el derecho a llevárselos.