El problema de los 180.000 euros que se esconde en su proceso
La pérdida de eficiencia no es dramática. Es una lenta sangría de horas, errores e ingresos perdidos.
Nadie entra en un almacén y pierde 180.000€ en un momento dramático. No hay un solo evento, ni una falla catastrófica, ni un momento en el que alguien deja caer un palé y se escucha el sonido de seis figuras rompiéndose en el piso de concreto.
Ocurre en incrementos de cinco minutos.
Cinco minutos aquí
Su operador receptor escanea un dispositivo. El código de barras no coincide con el manifiesto. Ella camina a la oficina para verificar el pedido. El pedido está en el sistema, pero está archivado con un número de referencia diferente porque el cliente utilizó su número de pedido interno en lugar de su número de pedido. Ella lo encuentra. Camina de regreso. Escanea de nuevo. Han pasado cinco minutos.
Multiplicar por 15 discrepancias por pedido entrante. Multiplica por 20 pedidos al mes. Esto equivale a 1500 minutos al mes (25 horas) dedicados a un problema que una verificación del manifiesto en el momento del escaneo eliminaría.
Diez minutos allí
Su gerente de ventas recibe una llamada: "¿Tiene algún Dell Latitude 5430 en Grade B?" Ella abre el sistema de inventario. Ella busca. El sistema muestra 47 unidades. Pero ella sabe (porque lo sabe, no porque el sistema se lo diga) que 12 de ellos están reservados para otro comprador, 3 están en la cola de prueba para una reevaluación y 1 recibió una calificación B, pero probablemente debería ser C. El sistema dice 47. La verdad es 31.
Ella llama al almacén para verificar. Los controles del almacén. Diez minutos. Ella vuelve a llamar al comprador con el número exacto. El comprador quería 50. Tiene 31. La conversación sobre si 31 es suficiente lleva otros diez minutos. Veinte minutos en total para una pregunta que un sistema con un inventario preciso y en tiempo real podría haber respondido en tres segundos.
La ineficiencia no se anuncia. Simplemente le factura silenciosamente, mes tras mes, en la moneda de las horas desperdiciadas y las oportunidades perdidas.
Una hora en todas partes
Cálculo de liquidación: tres horas, porque las calificaciones y los contratos viven en sistemas diferentes. Preparación de auditoría: 40 horas trimestrales, debido a que la documentación de cumplimiento se arma manualmente. Creación de listas de existencias: dos horas por semana, porque la exportación requiere formato y el formato requiere una persona que comprenda qué columnas interesan a los compradores. Consulta del estado del pedido de un cliente: 15 minutos por llamada, debido a que el portal del cliente no existe y la información requiere consultar tres sistemas.
Asúmalo. Sea honesto al respecto. Incluya el tiempo que sus mejores personas dedican a solucionar las limitaciones del sistema en lugar de hacer el trabajo en el que realmente son buenos. Incluya el tiempo dedicado al teléfono verificando la información que debería estar en el sistema. Incluya el tiempo dedicado a resolver disputas que surjan de datos inconsistentes.
El número es incómodo. Para una operación ITAD de tamaño mediano que procesa 20.000 dispositivos al año, la estimación conservadora es de entre 150.000 y 200.000 euros al año en pérdida de eficiencia. No pérdida de ingresos, aunque eso es adicional. Perdido eficiencia. Tiempo que cuesta dinero pero no produce nada.
El Impuesto Invisible
La razón por la que este problema persiste es que es invisible. Nadie ve los retrasos de cinco minutos. Nadie rastrea las llamadas telefónicas. Nadie cuantifica el tiempo dedicado en Excel a realizar trabajos que un sistema conectado haría automáticamente. La ineficiencia se distribuye entre decenas de pequeñas tareas realizadas por varias personas cada día. Cada tarea es menor. El agregado es un salario. Varios sueldos.
Tus competidores tienen el mismo problema. Esto es reconfortante pero irrelevante, porque el primer competidor que solucione el problema (invierta en herramientas que eliminen los retrasos de cinco minutos, las conciliaciones manuales y las verificaciones telefónicas) obtiene una ventaja estructural que se agrava con el tiempo. Procesan más rápido. Se asientan más rápido. Responden a los clientes más rápido. Pujan por más ofertas porque tienen capacidad que usted no tiene, porque su capacidad está siendo consumida por la fricción.
180.000€ al año. Dar o recibir. Oculto en su proceso, distribuido en todo su equipo, invisible en sus pérdidas y ganancias porque no es una línea de pedido. No es un costo que usted paga. Es una eficiencia que no tienes. Y la diferencia entre pagar un costo y carecer de eficiencia es que los costos son fáciles de ver y las eficiencias fáciles de ignorar.
Hasta que alguien deje de ignorarlos.