Dokumente: wo die PDFs wirklich wohnen
Der Dokumentenspeicher, die polymorphe Verknüpfung, Storage-Quotas und warum Evidence an Datensätze gehört statt in Ordnernamen.
Jeder ITAD-Betrieb erzeugt Dokumente. Verträge, Zertifikate, Manifeste, Frachtbriefe, Foto-Reports, Audit-Reports, Evidence Bundles. In zu vielen Betrieben liegen diese Dokumente in einem Netzlaufwerkordner mit einem Namen wie „Zertifikate 2025 FINAL (2)“, und die Frage „wo ist das Zertifikat für Asset X“ wird beantwortet, indem jemand seine E-Mails durchsucht. ReVend OS ist die Alternative.
Die polymorphe Verknüpfung
Ein Dokument in der Plattform schwebt nicht frei. Es hängt an einem Datensatz. Eine Dokumententabelle, viele mögliche Elterntypen. Auf der allgemeinen Dokumentenseite bietet der Link-Picker Unternehmen, Kontakte und Collections an; die spezifischeren Datensätze hängen Dokumente von ihren eigenen Seiten an — ein Löschzertifikat wird am Asset hochgeladen und genau als solches verknüpft, eine unterschriebene Vereinbarung wird am Vertrag hochgeladen. Ein Dokument, das zu einem Unternehmen gehört, taucht am Unternehmen auf. Keine doppelten Uploads, keine Schnitzeljagd.
Tags
Dokumente teilen sich das universelle Tag-System mit Unternehmen und Kontakten. Ein „DSGVO“-Tag auf einem Dokument kann neben DSGVO-getaggten Verträgen und Kontakten stehen. Eine Taxonomie schlägt fünf farbige Ordnerrituale.
Speicher
Dokumente, Fotos, Signaturen und Evidence-Dateien liegen in tenant-isolierten Supabase-Storage-Buckets mit signierten URLs und Quota-Prüfungen. Vercel Blob ist für Avatare da, nicht für operative Evidence. Die Speichernutzung rollt pro Tenant auf, und Quota-Warnungen oder Upload-Sperren nutzen dieselbe Paket- und Limitschicht wie der Rest der Nutzung.
Auffindbarkeit
/general/documents ist der entitätsübergreifende Browser: nach Namen suchen, dann nach Dateityp, Tag oder der Art des verknüpften Datensatzes eingrenzen. Suche und Filter laufen über den gesamten Bestand, bevor die Seite gewählt wird, mit Trefferzahl und Seitenanzahl im Blick. Nützlich, wenn „ich habe diesen Nachtrag letzten Monat hochgeladen“ die ganze Geschäftsfrage ist. Schlägt die E-Mail-Suche um eine Größenordnung — und die Latte lag hier wirklich niedrig.
Löschen ist eine Entscheidung, kein Tastendruck
Ein Dokument zu löschen öffnet einen Dialog, der zuerst serverseitig holt, womit die Datei verknüpft ist, wo sie sichtbar ist und ob etwas die Löschung blockiert. Erst danach wird der Button verfügbar. Evidence, nach der ein Auditor in drei Jahren fragen könnte, sollte nicht verschwinden, weil auf einem Tablet ein Daumen verrutscht ist.
Zwei Dokumente mit einer Aufgabe
An einem Vertrag kann ein verknüpftes Dokument als unterschriebene Vereinbarung markiert werden; ein Tenant kann diese Markierung zur Pflicht machen, bevor ein Vertrag aktiv wird. Ein fertiges Evidence Package ohne dahinterliegende Abholanfrage lässt sich direkt an die Kontakte des Kunden mailen — den Kontakt am Auftrag plus die Kontaktdatensätze des Unternehmens, bei Bedarf mit zusätzlichen Adressen — als ablaufender signierter Download-Link, wobei Versand und Ablauf protokolliert werden. Das PDF verlässt das Haus; der Nachweis darüber bleibt.
Sauber gehen
Ein Tenant-Owner kann den Speicher des Tenants leeren, und auch diese Aktion zeigt vorher eine Vorschau dessen, was verschwindet. Die Daten gehören dem Tenant, einschließlich des Rechts, sie mitzunehmen.