Documents: wo die PDFs wirklich liegen
Der Documents Store, polymorphic Linking und warum Evidence an Records gehoert statt in Foldernamen.
Jeder ITAD-Betrieb erzeugt Dokumente. Contracts, Certificates, Manifests, BOLs, Fotoreports, Audit Reports, Evidence Bundles. In den meisten Operations liegen diese Dokumente in einem Shared-Drive-Ordner mit Namen wie “Certificates 2025 FINAL (2)” und die Frage “wo ist das Zertifikat für Asset X?” wird durch E-Mail-Suche beantwortet. Der Documents Store der Plattform ist die Alternative.
Der polymorphe Link
Ein Dokument in der Plattform schwebt nicht frei herum. Es ist mit einer Entität verknüpft — Company, Contact, Asset, Inbound Order, Outbound Order, Settlement, Escrow, Contract. Der Link ist polymorph (eine Document-Tabelle, viele mögliche Parent Types), sodass ein einzelnes Contract Certificate einmal am Contract hängt und auf dem Company Detail, jeder Order unter dem Contract und jedem daraus abgeleiteten Settlement sichtbar wird. Keine doppelten Uploads.
Tags
Dokumente teilen sich das universelle Tagging-System mit Companies und Contacts: dieselbe Tag-Tabelle, dieselben Farben, dieselbe UI. Ein “GDPR”-Tag auf einem Dokument zeigt es im GDPR-tagged-documents Filter neben GDPR-getaggten Contracts und GDPR-getaggten Contacts. Eine Taxonomie über Entitäten hinweg.
Storage
Dokumente liegen in Vercel Blob (Frankfurt), mit einer Datenbankzeile, die auf die blob URL plus Metadaten zeigt: filename, size, mime-type, uploader, upload timestamp und alle Custom Fields, die der Dokumenttyp verlangt. Storage Allocations pro Tenant werden gegen die Storage Tier verfolgt — fünf Tiers von Free (5GB) über Basic, Plus, Pro bis Business (100GB) — siehe /admin/storage.
Auffindbarkeit
/general/documents ist der Cross-Entity Browser: filtern nach Tag, verknüpftem Entitätstyp, Datumsbereich, Uploader. Nützlich, wenn “ich habe letzten Monat ein Contract Amendment hochgeladen, wo habe ich es abgelegt?” die eigentliche Frage ist. Schlägt E-Mail-Suche um Größenordnungen.