Collections: planen → bestätigen → fahren → liefern → Inbound

Eine Collection ist im ITAD der Vorgang, zum Standort des Kunden zu fahren und die Geräte abzuholen. Sie ist auch der Teil des Workflows, in dem in den meisten Betrieben am meisten abgetippt wird — Kundenname, Vertragsreferenz, Kontaktdaten, dreimal in drei Systeme eingegeben. Die Plattform erfasst die Abholung einmal und übergibt sie mit intaktem Kontext ans Receiving.

Der Statusfluss

Eine Collection startet als angefragt, angelegt von Ihrem Team aus der Collections-Liste, von einer Unternehmensseite oder aus einem Vertrag. Sie wechselt auf bestätigt, wenn das Zeitfenster steht, auf geplant, wenn Fahrer und Fahrzeug zugewiesen sind, auf in Arbeit, wenn der Fahrer vor Ort ist, auf abgeholt, wenn die Geräte geladen sind, und auf geliefert, wenn sie in Ihrem Warehouse ankommen — und in genau diesem Moment legt sich der Inbound Order selbst an, mit Kunde, Vertrag, Kontakt und Fahrzeugreferenz bereits ausgefüllt. Eine Collection, die nicht stattfinden wird, geht auf storniert. Jede Collection trägt eine Nummer in der Form COL-2026-00017, vergeben pro Tenant und Jahr von der Datenbank, nie im Browser berechnet.

Wenn die Übergabe stolpert

Kann der Inbound Order im Moment der Lieferung nicht angelegt werden, bleibt die Collection auf geliefert, der Operator sieht einen Fehler statt eines falschen Erfolgs, und auf der Detailseite erscheint ein Button Wareneingangsauftrag anlegen, bis ein Inbound verknüpft ist. Er nutzt denselben Anlage-Weg, sodass der zweite Versuch denselben Auftrag erzeugt wie der automatische Schritt. Umgekehrt zeigt ein Inbound Order, der aus einer Collection kam, diese Collection in seinem Header, damit das Receiving vor dem ersten Scan prüfen kann, wo die Ware zugesagt, geplant und geliefert wurde.

Fahrer und Fuhrpark

Fahrer und Fahrzeuge leben in eigenen Katalogen (/settings/core/drivers, /settings/core/fleet), damit sie sich ohne Tippen zuweisen lassen. Ein Fahrerdatensatz trägt Führerscheinklassen und ein Ablaufdatum; ein Fahrzeug trägt seine maximale Nutzlast in Kilogramm. Eine Collection hält ein Fahrzeug, einen Carrier und einen Fahrer, dazu die geschätzten Items, Paletten und das Gewicht, die Anforderungen an datentragende Geräte und Ausrüstung sowie die Standortdetails — Etage, Hinweise, Zugangsbeschränkungen.

Tracking und Zurücknehmen

Die Detailseite einer Collection (/core/collections/[slug]) zeigt Kunde, Kontakt und Adresse, das gewünschte Datum mit Zeitfenster, Priorität, Fahrzeug, Carrier, Fahrer und Tracking sowie den verknüpften Inbound Order, sobald die Lieferung einen erzeugt hat. Muss ein Status zurück — der Fahrer wurde dem falschen Zeitfenster zugewiesen, die Abholung hat gar nicht stattgefunden —, zeigt die Vorschau die Nebenwirkungen, bevor die Änderung festgeschrieben wird, und jeder Schritt zurück verlangt eine Begründung. „Geliefert“ ist keine Ausnahme: Es kann zurück auf abgeholt, und ein bereits angelegter Inbound Order bleibt bestehen; die Vorschau sagt das auch so. Einen Zwangsabschluss gibt es für den Tag, an dem der Papierkram dem Lkw hinterherhinkt.

Welche Verträge eine Collection nutzen darf

Der Vertragswähler einer neuen Collection zeigt aktive Verträge und Vertragsentwürfe mit der Markierung „Entwurf“. Beendete, abgelaufene und abgelöste Verträge erscheinen nicht. Ein ITAD plant die erste Abholung oft, während die Unterschrift noch in der Post ist; ein Entwurf darf diese Arbeit tragen. Ein Vertrag, der zu Ende ist, darf niemals neue Arbeit beginnen.

Das öffentliche Anfrageformular

/request-collection auf der Marketing-Website ist der Eingang für Kunden: ein Formular in sieben Schritten — Kontakt, Geräte, Compliance, Sicherheit, Logistik, Termin, Prüfung — für eine Organisation, die ihre Geräte abholen lassen will. Die Einsendung wird als offener Trade-in-Abholentwurf gespeichert, und der Besucher wird zur Registrierung als Trade-in-Kunde weitergeführt. Es ist der Beginn einer Trade-in-Anfrage, auf die ITADs bieten, kein Collection-Entwurf im Core eines einzelnen ITAD. Zwei Türen, ein Lager. Vorhersagbarer Mittwoch.