Paquetes de evidencia: cuando el auditor quiere el paquete, no el rastro
Los seis alcances, qué hay de verdad dentro del ZIP, cuánto vive el enlace de descarga y las dos vías por las que el paquete llega al cliente.
Un auditor no quiere navegar por su plataforma. Quiere un archivo en su escritorio con todo lo necesario para verificar una afirmación concreta, y quiere que el siguiente tenga el mismo aspecto, para que la segunda revisión dure una hora y no una mañana. Los paquetes de evidencia son esa exportación: se elige un alcance, se genera, se descarga y se entrega.
Seis alcances
Un paquete puede construirse alrededor de un activo único, una orden entrante, una orden saliente, un contrato, una empresa en una ventana de fechas o un lote de activos seleccionado en una lista. El alcance no es decoración: decide qué activos se resuelven dentro del paquete. Un contrato arrastra lo que corrió bajo él, una empresa más una ventana arrastra lo que se movió en ese período, un lote arrastra exactamente las filas que marcó su operador. Elija el alcance más pequeño que responda a la pregunta que realmente le hicieron.
Qué hay dentro del ZIP
En la raíz está summary.pdf: el relato legible del paquete, su alcance, sus activos y cómo se generó. Al lado, una carpeta de fotos guarda una carpeta por asset tag con la galería de ese dispositivo; los certificados de borrado generados se archivan igual, una carpeta por asset tag, cuando pertenecen al alcance. Los certificados de reciclaje externos llegan como los PDF originales del reciclador, archivados por número de certificado, porque el documento de un reciclador aguas abajo vale más sin volver a teclearlo. Si una galería se pasó del límite de tamaño, una nota dentro del ZIP lo dice, en vez de entregar un conjunto corto sin avisar.
El PDF de resumen es el manifiesto, y es la parte que el auditor abre primero de todas formas. Hay además un formato solo PDF para revisiones donde las fotos no son el asunto: el resumen, y nada que descomprimir.
Listo, caducado, purgado
Un paquete pasa por pendiente, generando y listo, y puede acabar en fallido, caducado o revocado. Un paquete listo lleva un enlace de descarga firmado válido durante siete días por defecto: un ajuste de plataforma, no un número clavado en el código. Un barrido cada hora caduca los enlaces agotados; un barrido diario elimina de forma permanente los paquetes que llevan noventa días caducados, objeto de almacenamiento incluido. Mientras el archivo siga ahí, la página de detalle puede refrescar un enlace rancio en lugar de regenerarlo todo.
Los noventa días son un compromiso deliberado. Un regulador que pregunta por un desmantelamiento un mes después de la entrega no debería toparse con un enlace muerto, y un bucket lleno de ZIP olvidados no es la estrategia de cumplimiento de nadie.
Enviar y reanudar
Un paquete intermedio listo y vigente puede ser enviado por tus administradores, responsables u operadores. Los expedientes finales del servicio contienen documentos financieros y requieren un administrador, responsable o usuario financiero. Un paquete vinculado a la solicitud de recogida adjudicada queda disponible para los usuarios autorizados del portal del cliente. Los demás paquetes se envían a los contactos del pedido o de la empresa, con direcciones adicionales elegidas por tu equipo. Los destinatarios reciben un enlace temporal.
La página de detalle guarda el resultado para cada destinatario: aceptado por el servicio de correo, rechazado, pendiente o incierto. La aceptación no demuestra recepción ni descarga. Reanudar reutiliza el mensaje original y omite los destinatarios ya aceptados. Si el resultado es incierto o ha terminado el período seguro de reintento, un administrador o responsable comprueba el servicio de correo y registra el resultado confirmado con un motivo.
Si cambia la prueba de borrado, genera una nueva versión antes de volver a compartir. La versión publicada y su historial de envío siguen disponibles. Los paquetes compartidos quedan excluidos de la limpieza rutinaria tras la caducidad de los enlaces.
Informe intermedio o expediente final del servicio
Usa la acción Generar pruebas de una orden de entrada, o selecciona esa orden en la lista de pruebas. Elige Informe intermedio para un resumen PDF o ZIP con las pruebas disponibles. Cada fuente actual de borrado seleccionada debe ser legible; los borrados fallidos o parciales conservan su resultado real. Este informe no confirma que el servicio esté completo.
El Expediente final del servicio reúne una orden de entrada, cliente, contrato y selección de dispositivos. El diálogo muestra los borrados obligatorios y correctos, las fuentes legibles, las devoluciones entregadas con firma y fotografías completas y la factura de servicio emitida. Los requisitos pendientes se enumeran antes de generar. Un administrador, responsable o usuario financiero puede crear el ZIP final cuando se superan estas comprobaciones. Incluye el resumen, la factura, las pruebas de devolución, los archivos originales y el manifiesto de fuentes.
La huella de producto sigue siendo información adicional, con cobertura actual, importada, provisional y ausente explícita. Una cobertura Carbontrace incompleta no impide entregar el servicio. Las fuentes se comprueban de nuevo antes de guardar o publicar la versión final. Si cambian las pruebas del servicio, el expediente guardado se marca como obsoleto; crea una nueva versión antes de volver a compartirlo. Las versiones anteriores y su historial de envío siguen siendo trazables.