La feria donde todos están de acuerdo y nadie actúa

Son las 9 de la noche. Las sesiones de la conferencia terminaron hace tres horas, pero la verdadera conferencia está teniendo lugar ahora, en el bar del hotel, donde se quitan los cordones de las insignias y se ponen las opiniones. El camarero ha aprendido la palabra "ITAD" por pura repetición y finge entender lo que significa.

La conversación me resulta familiar. Es la misma conversación que el año pasado. Y el año anterior. Y el año anterior.

"Las herramientas son terribles."
"Lo sé."
"Nuestro sistema ni siquiera puede—"
"Lo mismo. Hemos estado en ese sistema desde 2016".
"Calificar es un desastre."
"No me hagas empezar a calificar."
"Gastamos 40.000 euros intentando arreglarlo."
"Gastamos 60.000€."
"¿Y?"
"Y todavía utilizamos Excel para los cálculos reales."

Todos se ríen. Porque es gracioso. Y porque reír es más fácil que arreglarlo.

El Ritual Anual

El circuito de ferias ITAD tiene ritmo. Durante la jornada se realizan presentaciones sobre el futuro de la industria. Sostenibilidad. Economía circular. AI. Cumplimiento. Las presentaciones están pulidas, los datos son convincentes y las diapositivas tienen esa estética corporativa donde todo es azul y las fotografías de archivo muestran a personas con cascos mirando tabletas con gran entusiasmo.

Durante la velada, en el bar, las presentaciones dan paso a la honestidad. Y la conversación honesta, la que nadie incluye en una plataforma de diapositivas, es sobre la realidad operativa detrás del pulido exterior. La realidad es que la mayor parte de la industria utiliza herramientas que son demasiado genéricas, demasiado antiguas, demasiado personalizadas o demasiado frágiles. Todo el mundo lo sabe. Nadie lo dice durante las sesiones. Todo el mundo lo dice en el bar.

La feria es el lugar donde la industria se pone de acuerdo sobre lo que está roto. El lunes siguiente es cuando la industria abre la misma hoja de cálculo y continúa como antes.

Por qué nadie actúa

Aacuerdo no es acción. Aceptar que las herramientas son terribles es gratis. Reemplazarlos es costoso. Caro en dinero, sí, pero más caro en tiempo, gestión de cambios y la aterradora perspectiva de migrar años de datos de un sistema que funciona mal a un sistema que podría, durante la transición, funcionar aún peor.

También está el problema de Raymond (ver: El impuesto FileMaker). Cada operación tiene un sistema construido por alguien que se fue, mantenido por alguien que apenas lo entiende y utilizado por todos los que han memorizado sus peculiaridades. Reemplazar ese sistema significa reemplazar no sólo el software sino el conocimiento institucional que compensa las limitaciones del software. Las soluciones. El "haga clic en Actualizar dos veces". El mensaje "no actualice ese campo o interrumpirá el cálculo". Todo eso, desaparecido.

El miedo es racional. La migración es realmente difícil. El período de transición es realmente doloroso. Se romperán cosas que nadie anticipó. El nuevo sistema carecerá de alguna característica específica que el sistema anterior manejaba, de alguna manera, a través de una combinación de campos personalizados y oración. El primer mes será terrible. Posiblemente el segundo también.

Pero el miedo también es una trampa. Porque cada año que no cambias es un año en el que pagas el impuesto de FileMaker. Un año de liquidaciones calculado en Excel. Un año de listas de acciones que vencen el jueves. Un año de calificación de argumentos que los datos estructurados evitarían. Un año de preparación para la auditoría que requiere dos semanas para tres personas en lugar de una hora para una persona.

El primero en moverse

Eal final alguien actúa. No porque sean más valientes que los demás. Porque hicieron los cálculos. El costo de quedarse (la ineficiencia acumulada, el margen perdido, el riesgo de cumplimiento, el techo operativo) excedió el costo de cambiar. Y cuando el costo de quedarse excede el costo de cambiar, la hoja de cálculo se cierra y comienza la implementación.

El primero en actuar obtiene algo que la conversación en el bar nunca proporciona: ventaja operativa. Procesan más rápido. Se asientan más rápido. Califican consistentemente. Auditan sin esfuerzo. Ofertan en acuerdos para los que sus competidores no tienen capacidad, porque la capacidad de sus competidores es consumida por procesos manuales.

El segundo motor ve esto y actúa también. Luego el tercero. Entonces ya no será una ventaja competitiva, sino algo que está en juego. Y las empresas todavía en el bar, aún coincidiendo en que las herramientas son terribles, descubren que el acuerdo sin acción tiene fecha de caducidad.

Son las 21:00 horas en el bar del hotel. La conversación es la misma. Las herramientas son terribles. La calificación es inconsistente. Las listas de acciones no son fiables. Todos asienten. Todos están de acuerdo.

El lunes por la mañana, uno de ellos no abre la hoja de cálculo. Ése es el que hay que vigilar.