Inbound Orders: das Manifest, das nicht lügt

Jeder Lkw, der ans Dock fährt, hat eine Geschichte. Der Vertrag sagt das eine. Der Fahrer sagt etwas anderes. Die Palettenlabels sagen ein Drittes. Der Inbound Order ist der Ort, an dem diese Geschichten zusammenlaufen — und an dem sie, wenn es richtig läuft, abgeglichen werden, bevor die Assets zu Inventory werden.

Fünf Inbound-Typen

Ein Inbound Order hat einen Typ, der sagt, um welche Art von Ankunft es sich handelt: Standard (einmaliger Kauf oder Trade-in), Lease Return (Geräte am Leasingende, mit Chargeback-Regeln am Auftrag), Buyback (Sie haben es verkauft, der Kunde schickt es zurück), Recycling (nur Downstream, kein Wiederverkauf) oder Spende. Der Typ beschreibt die kommerzielle Natur der Lieferung. Der Workflow, den die Assets durchlaufen, kommt aus dem Vertrag, unter dem der Auftrag angelegt wurde — die Workflow-Vorlage wurde bei der Erstellung dieses Vertrags gewählt und ist für jeden Auftrag darunter dieselbe.

Nummern und Status

Jeder Auftrag bekommt eine Nummer wie INB-2026-00017, vergeben pro Tenant und Jahr von einem Datenbankzähler, an dem zwei Kollegen, die in derselben Sekunde Aufträge anlegen, nicht kollidieren können. Der Auftrag durchläuft Entwurf, bestätigt, unterwegs, angekommen, Wareneingang, empfangen und dann abgeschlossen oder storniert. Ihr Team schiebt den Status Schritt für Schritt vor und kann ihn zurücksetzen, wo die Rolle es erlaubt. Auftrag bearbeiten — Kunde, Vertrag, Kontaktdaten, erwartete Menge, geplante Ankunft, Referenzen, Notizen — steht bis „empfangen“ offen; danach ist der Auftrag gesperrt, mit dem Grund auf dem Bildschirm, weil der Nachweis über das, was angekommen ist, nach der Ankunft nicht mehr driften sollte.

Manifeste

Jeder Inbound Order kann ein erwartetes Manifest tragen — die Positionen, von denen der Kunde sagt, dass sie kommen, importiert aus Excel oder CSV. Das Manifest ist nicht die Wahrheit, es ist die Behauptung. Im Receiving wird die Behauptung gegen die Realität abgeglichen: Der Matching-Tab zeigt jede Zeile als passend, offen, teilweise, fehlend oder zusätzlich, und offene Zeilen lassen sich per Massenannahme mit einem gemeinsamen Zustand empfangen, wenn 200 identische Maschinen genau wie versprochen auftauchen. Als CSV exportieren schreibt die empfangenen Assets und die noch offenen Manifest-Zeilen in eine Datei, für den Kunden, der beide Spalten nebeneinander sehen will.

Foto-Report

Jeder Inbound Order hat einen Foto-Report — eine druckfreundliche Ansicht der Fotos, die Ihre Operators beim Wareneingang aufgenommen haben, verankert am Auftrag. Er ist das Artefakt, das drei Wochen später die Diskussion „dieser Dell hatte bei Ankunft ein gebrochenes Scharnier, nein hatte er nicht“ verhindert. Hat der Auftrag noch keine empfangenen Assets, oder Assets, aber keine Fotos, sagt der Report das in einer sichtbaren Warnung, und Drucken oder Speichern als PDF fragt vorher nach. Ein leerer Report kann intern nützlich sein; das Haus verlassen und dabei wie ein Beweis aussehen sollte er nie.

Woher der Auftrag kam

Ein Inbound Order, der als Collection begonnen hat, zeigt diese Collection im Header, sodass jeder am Dock nachsehen kann, wo die Ware zugesagt, geplant und geliefert wurde, bevor das Receiving begann. Ist die automatische Übergabe aus einer gelieferten Collection fehlgeschlagen, behält die Collection-Seite den Button Wareneingangsauftrag anlegen, bis ein Auftrag verknüpft ist — derselbe Anlage-Weg, keine manuelle Neueingabe.

Warum eine Order keine Session ist

Ein Inbound Order ist die vertragliche Behauptung. Eine Receiving Session ist die physische Annahme. Sie sind aus gutem Grund getrennte Entitäten — siehe den Artikel zu Receiving Sessions. Der Auftrag bleibt über mehrere Sessions offen, wenn eine Lieferung in zwei Lkw ankommt, und der Tab mit den empfangenen Assets sucht über alles, was unter dem Auftrag empfangen wurde, bevor er paginiert: Die Seriennummern der achten Palette sind damit genauso auffindbar wie die der ersten.